Různé instituce vyvinuly své vlastní požadavky na podobu textu, ale existují základní pravidla, která jsou společná všem. Používají se ve vzdělávacích institucích při psaní diplomových a jiných prací i při sepisování úředních dokumentů.
V oficiálních dokumentech je lepší použít standardní typ a velikost písma (Times New Roman nebo Arial, velikost - 14).
Prostory se zdají nedůležité, ale pokud jsou na správných místech, text vypadá hezčí a význam je jasnější. Nepoužívejte mezery před tečkami, čárkami a jinými interpunkčními znaménky. Určitě se ale za nimi umístí.
Pomocí mezery oddělte číslici od jakékoli měrné jednotky, ať už jde o tón, centimetr, znak procenta (%) nebo znak stupně.
Pomlčka a pomlčka jsou často zaměňovány. Pomlčka (krátké znaménko, minus) je tedy umístěna mezi dvě čísla (například 2-3), stejně jako při oddělování částí slova (z důvodu libovolného). Mezery mezi znaménkem a spojovníkem se nikdy nepoužívají.
Pomlčka (dlouhá) je umístěna mezi slova ve větě, například před nebo místo slova „this“. Pomlčka je oddělena od slov mezerami.
Existují běžné zkratky slov jako cm, km, kg atd. Tečky za nimi samozřejmě není nutné dávat, pokud to není konec věty.
Okraje na levé straně všech dokumentů by měly být větší než ostatní, protože na levé straně jsou dokumenty ukládány do složky.
Odsazení červené čáry a dělení slov není vždy nutné, ale s nimi bude text vypadat krásněji a elegantněji, je v něm snadnější se orientovat.
Je lepší nastavit nadpisy tučně nebo velkými písmeny, čímž bude dokument také atraktivní.
