V nabitém pracovním programu může být obtížné vyčlenit si čas nejen na oběd, ale také na pětiminutový odpočinek. Práce v nouzovém režimu nevede pouze k fyzické únavě. Vzniká psychologické nepohodlí, které může způsobit depresi. Proto je nutné kompetentně organizovat pracovní den, aby bylo možné vykonávat povinnosti bez nadměrného úsilí.
Matice řízení času - Jak ji sestavit
Nejpopulárnějším prostředkem optimalizace pracovní doby je Eisenhowerova matice. Toto je první věc, která se učí vymýšlet na školeních řízení času. V jednoduché tabulce se čtyřmi buňkami se zapisují úkoly dělené podle priority. V levém horním náměstí - naléhavé a důležité. To zahrnuje řešení akutních krizových pracovních momentů, naléhavých úkolů, projektů, jejichž termíny se blíží. Vpravo nahoře - důležité, ale ne tak naléhavé záležitosti. Jedná se o plánování nových projektů, hodnocení efektivity dokončených, aktuální každodenní úkoly, identifikaci nových oblastí činnosti. Levá dolní buňka - úkoly, které jsou méně důležité, ale naléhavé. To zahrnuje telefonní rozhovory, některá setkání, zvážení urgentních materiálů, společenské aktivity. A poslední buňka vpravo dole - záležitosti nejsou důležité a nejsou urgentní. To je rutinní práce, nějaké hovory, zábava.
Za nejefektivnější pracovní den se považuje den, kdy je pravý horní čtverec naplněn na maximum - záležitostmi, které jsou důležité, ale ne naléhavé. To znamená, že je čas na splnění všech zadaných úkolů, vše jde podle plánu, nepředpokládá se žádná mimořádná situace. Pokud je horní levý čtverec plný, znamená to, že mnoho úkolů bylo odloženo „na později“a nyní musíte vyčistit nahromaděnou hromadu naléhavých a velmi důležitých věcí. Zároveň se hromadí věci, které jsou důležité, ale ne naléhavé, což je také nutné udělat, ale na to není čas. A po dokončení mimořádné události se formuje další vzhledem k tomu, že dřívější ne naléhavé případy se již dávno blížily termínům jejich realizace.
Aby se zabránilo takovému vývoji událostí, je nutné Eisenhowerovu matici sestavovat pravidelně, a to nejen v pracovní den. Nejúčinnější manažeři to dělají několikrát. Na konci měsíce - další, distribuce hlavních úkolů do buněk. Na konci týdne - další, rozptylujeme aktuální práci na polích a provádíme úpravy. A do konce pracovního dne - dalšího, vypracování plánu primárních záležitostí. Takové rozdělení odpovědnosti bude trvat pět až deset minut a umožní vám nenamáhat mozek nad tím, co dělat nejdříve a které - později.
Neustálá krize - co dělat?
Pokud se věci hromadí a hromadí a osm hodin pracovníka nestačí k plnění všech povinností, stojí za zvážení přenesení pravomoci. Možná bylo nastaveno příliš mnoho úkolů, které nedokáže zvládnout jeden zaměstnanec. Tuto situaci stojí za objasnění vedení. Chcete-li to provést, musíte vytvořit seznam úkolů s podpoložkami - co musíte udělat, abyste splnili úkol. Ještě lépe, naplánujte čas strávený. To jasně ukáže šéfovi, že je nereálné zvládnout celý objem práce pro jednu osobu. V takovém případě lze část úkolů odebrat manažerovi a přenést na jiného zaměstnance.
