Výpis z objednávky je určitý fragment textu objednávky, připravený na žádost zaměstnance nebo na žádost vyšší organizace. Je sepsán pro případ, že je dokument velmi objemný a informace potřebné pro výpis obsahují jen jeho malou část, nebo z důvodu zachování důvěrnosti.
Instrukce
Krok 1
Je nutné plně reprodukovat podrobnosti objednávkového formuláře (název organizace, čísla a data původní objednávky, název textu, místo publikace, nezbytný fragment textu objednávky). Typ dokumentu „Objednávka“se změní na „Výpis z objednávky“. Datum objednávky a registrační číslo ve výpisu se nemění.
Krok 2
Pokud objednávka obsahuje uvedenou část, je reprodukována v plném rozsahu. Pokud ne, omezují se na slovo „objednávám“.
Krok 3
Z administrativní části příkazu se přenáší pouze ta jeho část (dílčí doložky, doložky), která se přímo týká konkrétního exekutora, to znamená, že je to kvůli tomu, že se připravuje výpis.
Krok 4
Výňatek označuje informace o osobě, která podepsala původní dokument, jmenovitě pozici, kterou zastává, iniciály a příjmení. Ve výpisu z objednávky není žádný osobní podpis této osoby.
Krok 5
Povinnou podmínkou ve výpisu je certifikační nápis, který se skládá ze slova „True“(bez uvozovek), osobního podpisu, dešifrování podpisu (příjmení a iniciály), pozice osoby, která prohlášení potvrdila, a datum certifikace. Pokud je výpis z objednávky vydán mimo organizaci, je ověřen pečetí této konkrétní organizace. U interních výtažků se používá razítko (pečeť) personálního oddělení podniku. Výpis je obvykle ověřen asistentem sekretáře a vydán odpovědnému exekutorovi po obdržení. Měl by být vytištěn na prázdný list papíru A4 nebo A5 s možností úhlového uspořádání trvalých potřeb vlajkovým způsobem.
Krok 6
Podobně se vydává výpis z objednávky personálu. Rozdíl spočívá v nepřítomnosti zjišťovací části. Zajímavá položka je proto vypsána z administrativní části („Přijmout …“, „Přeložit …“). Zbytek registrace se shoduje s výpisem z objednávky hlavní činnosti.
