Extrakt obsahuje přesné informace uvedené v hlavním dokumentu. V praxi se zpracovává pro případ, že není možné kopírování, například při práci s důvěrnými dokumenty. Při sestavování výpisu musíte dodržovat zvláštní požadavky.
Instrukce
Krok 1
Pro výpis z dokumentu neexistuje jednotný formulář, proto při jeho vypracování dodržujte předpisy a interní dokumenty organizace. V hlavním dokumentu vyberte fragmenty textu, které chcete ve výpisu vidět. Pokud jej chcete přepsat jako celek, nemusíte nic vybírat. Na čistý list papíru ve středu horní části dokumentu zadejte celý název organizace. Níže uveďte název dokumentu, například „Výňatek z objednávky č. 12 ze dne 1. 2. 2012“.
Krok 2
Přepište přesné znění kopírovaného dokumentu. Například pokud se jedná o objednávku, musíte přepsat prohlášení fragmentu, nezapomenout na slovo „objednávám“. Pokud sepisujete výpis z protokolu, napište slovo „Rozhodnuto“nebo „Rozhodnuto“. Pokud kopírujete pouze několik odstavců, nezapomeňte zachovat jejich číslování (i když se objeví souvislá čísla). Nezapomeňte, že musíte zcela reprodukovat původní text, aniž byste přidávali jakákoli slova, fráze nebo dokonce měnili konec, to znamená, že musíte citovat dokument.
Krok 3
Za hlavním textem musí následovat podpis osoby, která dříve podepsala hlavní dokument. Pokud vypracováváte výpis z protokolu, musí být podepsán všemi zaměstnanci, jejichž podpis je na původním dokumentu. Níže potvrďte všechny informace svým podpisem, uveďte své příjmení, iniciály a pozici. Nezapomeňte připevnit pečeť organizace. Pokud je dokument vyžadován pro interní použití, bude stačit razítko pro registraci dokumentů.
Krok 4
Ujistěte se, že dokument potvrdíte sekretářkou nebo jinou oprávněnou osobou, která musí napsat „Správně“, uvést své iniciály a podepsat. Bez tohoto znění bude dokument neplatný.
