Osobní spis je sbírka dokumentů, které obsahují informace o zaměstnanci od okamžiku podpisu objednávky k přijetí do data vydání příkazu k propuštění. V naší zemi je povinné uchovávat osobní spisy pouze pro úředníky. Většina podniků a organizací však raději organizuje a zaznamenává údaje o zaměstnancích.
Instrukce
Krok 1
Osobní spis zpravidla obsahuje následující informace o zaměstnanci: osobní záznamový list, kopie dokladů o vzdělání, kopie příkazu a žádosti o zaměstnání, pracovní smlouva, její dodatky a dodatky, doklady o osvědčení a pokročilý výcvik a také další dokumenty potřebné pro personální službu (kopie oddacího listu, rodného listu, pasu, vojenského průkazu atd.).
Krok 2
Osobní spis každého zaměstnance je sepsán v samostatné složce s lepenkovým obalem - pořadačem. Obsahuje náležitosti: příjmení, jméno, příjmení zaměstnance, datum otevření případu. Po propuštění zaměstnance je osobní spis uzavřen. Dokumenty musí být do archivu odeslány bez problémů.
Krok 3
Uzavřené osobní spisy jsou očíslovány, je zpracován interní soupis dokumentů případu. Dokumenty ve složce jsou shromažďovány v chronologickém pořadí - od okamžiku, kdy zaměstnanec dorazí, do data výpovědi. Interní inventář je sestaven ve stejném pořadí. Číslování listů inventáře je oddělené od číslování dokumentů osobního spisu.
Krok 4
Osobní spisy zaměstnanců se vydávají pouze vedoucímu nebo jiným osobám na příkaz vedoucího a také samotnému zaměstnanci. Informace uložené v osobním souboru jsou důvěrné, což znamená, že je nelze prozradit cizím osobám. Je zakázáno provádět změny v předchozích dokumentech osobního spisu a také je extrahovat.
Krok 5
HR oddělení vede pouze záznamy o současných zaměstnancích. Dokumenty propuštěných zaměstnanců jsou přeneseny do archivu. Jsou tam uloženy po dobu 75 let a osobní spisy manažerů, manažerů i osob s oceněním a tituly jsou neurčité.
