Práce jakéhokoli podniku je bez zaměstnanců nemožná. Někteří zaměstnavatelé zpravidla pro účely zjednodušení účtování o pohybu personálu používají při své obchodní činnosti tzv. Osobní soubory. Obecně se pojmem „osobní spis“rozumí jakýsi archiv obsahující všechny osobní údaje o pracujícím zaměstnanci. Použití takového účetního systému není u právnických osob nutné, ale u státních institucí jsou osobní spisy povinnou položkou.
Instrukce
Krok 1
Při podávání žádosti o zaměstnání zaměstnanec zpravidla vypisuje žádost o zaměstnání. Vy, souhlasíte-li s jeho přijetím na pozici, vystavíte objednávku (objednávku) k přijetí. Dále si pořiďte kopie všech dokumentů, například z pasu, z oddacího listu atd.
Krok 2
V tomto okamžiku vytvořte osobní složku. Pamatujte, že pro každého zaměstnance musí být vytvořeny samostatné složky. Vytvořte kopie všech objednávek, například zakázky. Budete také potřebovat kopie ze sešitu, vzdělávacího dokumentu, to znamená ze všech kopií dokumentů, které máte pro zaměstnance k dispozici.
Krok 3
Po vytvoření všech kopií je uložte. Vezměte prosím na vědomí, že tento případ se bude při práci zvětšovat. To znamená, že pokud jsou vydávány příkazy vůči tomuto zaměstnanci, například příkaz k povýšení, příkaz ke jmenování odpovědné osoby, příkaz k poskytnutí dovolené atd., Budete si muset pořídit jejich kopie a uložit je váš osobní soubor v chronologickém pořadí … To platí pro všechny dokumenty HR ve vztahu k zaměstnanci.
Krok 4
Vytvořte interní inventář, abyste se mohli snadno seznámit s obsahem případu. Vyplňuje se také v chronologickém pořadí. Všechny dokumenty v inventáři musí mít pořadové číslo, datum sestavení, název, počet listů a případně nějaký druh poznámky.
Krok 5
Osobní spisy zaměstnanců by měla vést odpovědná osoba jmenovaná na základě příkazu vedoucího. Opravy jsou povoleny pouze rukou této odpovědné osoby a informace lze prohlížet pouze v přítomnosti této osoby.
Krok 6
Při propouštění zaměstnance uzavřete jeho osobní složku, tj. Shrňte, očíslujte listy, zapište celkový počet stránek, vše sešijte a odešlete do archivu organizace a dokončete doručovací listinu.
