V průběhu ekonomické činnosti organizace mohou manažeři čelit situacím, kdy z nějakého důvodu dojde ke ztrátě primárních dokumentů. V takovém případě musí podnikatel obnovit všechny ztracené dokumenty. Pokud tak neučiní, může finanční úřad přivést správce k administrativní odpovědnosti.
Instrukce
Krok 1
Nejprve určete důvod ztráty dokumentů. Například pokud došlo ke ztrátě dokumentace v případě nouze (požár, povodeň atd.), Proveďte inventuru. Za tímto účelem jmenujte členy inventarizační komise, načasování kontroly a označte inventární objekt administrativním dokumentem. V objednávce musíte uvést také důvod ověření primárních dokumentů.
Krok 2
Na konci inventáře vypracujte akt a schválte jej podpisem hlavy. Pokud došlo k požáru, získejte osvědčení od orgánu státní hasičské služby; pokud dojde k povodni, získejte potvrzení od ministerstva pro mimořádné situace.
Krok 3
Pokud dokumenty chybí nebo byly někým zničeny, musíte jmenovat vyšetřovací komisi. Měla by zahrnovat zástupce vyšetřujících orgánů, bezpečnostních složek a dalších odpovědných osob. Při krádeži dokumentů nezapomeňte kontaktovat policii.
Krok 4
V procesu inventarizace vytvořte seznam ztracených dokumentů. Pamatujte, že to musí být přesné. Ztratili jste například faktury. V takovém případě musíte uvést jejich čísla a data. Ověřte seznam dokumentů u vedoucího a hlavního účetního.
Krok 5
Odešlete oznámení své daňové službě o ztrátě primárních dokumentů. K dopisu přiložte kopie dokumentů potvrzujících ztrátu. Přiložte také kopii svého inventáře. Ověřte všechny dokumenty s pečetí organizace a podpisem hlavy.
Krok 6
Poté obnovte ztracené dokumenty. K tomu můžete použít elektronickou verzi účetnictví. Pokud potřebujete obnovit primární dokumenty přijaté od protistran, vyplňte dopis na jejich adresu se žádostí o duplikování formulářů. Všechny dokumenty musí být podepsány odpovědnými osobami a pečetěmi organizací.
