Slovo dokumentace znamená soubor materiálů a dokumentů o konkrétním případu, záležitosti nebo osobě. Tento koncept se často nazývá samotná složka se shromážděnými materiály. V moderním podnikání se dokumentace rozšířila na jejich vlastní zaměstnance nebo konkurenční organizace. Shromážděné informace pomáhají řídit zaměstnance vašeho podniku nebo zasahovat do záležitostí partnerů nebo konkurentů za účelem propagace vaší vlastní firmy.
Je to nutné
speciální programy pro vyhledávání a ukládání dat
Instrukce
Krok 1
Lepenkové složky „Pouzdro“s pořadači jsou minulostí. Moderní dokumentace je elektronickou verzí shromažďování a ukládání potřebných informací.
Krok 2
Pokud chcete sestavit dokumentaci pro zaměstnance, vezměte si jako základ pro sestavení dokumentace pravidelné životopisy. Obsahuje všechny důležité a doplňující informace o osobnosti zaměstnance. Obvyklými částmi životopisu jsou: jméno, datum narození, státní občanství, kontaktní údaje, rodinný stav, místo bydliště, vzdělání, charakter a schopnosti, pracovní zkušenosti, úroveň znalosti cizího jazyka.
Krok 3
Další informace jsou jakýmsi kompromitujícím materiálem pro zaměstnance - osobní kontakty, slabé vlastnosti, koníčky, dokumenty od daňových úřadů, výtisky telefonních rozhovorů atd. Tato informace je subjektivní, protože je shromažďuje konkrétní osoba.
Krok 4
Chcete-li sestavit dokumentaci pro společnost, která je vaším partnerem nebo konkurentem, použijte pro práci s DBMS speciální počítačové programy se systémy řízení potřebných projektů nebo CIS. Jsou volně dostupné na internetu: musíte si je stáhnout a nainstalovat do počítače.
Krok 5
Používejte programy, které indexují informace v počítači uživatele a v místních sítích. Google Desktop a Yandex Desktop jsou programy, které rychle a přesně najdou potřebná data. Tření informací těmito programy je slabé, a proto vyžaduje lidský zásah.
Krok 6
Pojmenujte složku s DIČ organizace: v tomto případě můžete použít program rychlého vyhledávání ve svém počítači. Můžete si koupit MS Access, Cronos Plus nebo CROS, již vyvinutý program pro správu vztahů s partnery a konkurenty. Placené verze (licencované) jsou obvykle k dispozici pouze velkým organizacím.
Krok 7
Dokumentaci rozdělte na několik částí: stručný popis společnosti s uvedením obecných směrů činnosti, závěry z údajů z analýzy činností, doporučení pro práci s návrhy specialisty. Poslední část (příloha) bude obsahovat plné verze všech materiálů.
