Přenos veškerých dokumentů do archivu upravuje federální zákon č. 125-F3 „O archivnictví v Ruské federaci“. Dokumenty musí být připraveny, popsány, uloženy a očíslovány. To musí být provedeno do 12 měsíců od data uzavření případu.
Nezbytné
- - složka;
- - pojivo;
- - jednoduchá tužka;
- - dokumentární soupis;
- - převést zásoby.
Instrukce
Krok 1
Chcete-li přenést dokumenty do archivu, uspořádejte je v pořádku. Pořadí vnoření musí být v chronologickém pořadí. Pokud například předkládáte trestní věc, bude první stránka kopií soudního příkazu, druhou předběžné rozhodnutí a následným bude vyšetřování případu počínaje jeho dokončením. Pokud přenesete dokumenty z personálního oddělení do archivu, pak první list je žádost o propuštění, druhý je příkaz k propuštění, třetí jsou všechny dokumenty v pořadí podle data od konce.
Krok 2
Očíslovejte všechny listy počínaje číslem jedna v pořadí rozvržení. Číslování proveďte jednoduchou tužkou, ale jasně. Vytvořte soupis dokumentů, na konci napište, kolik čísel a stránek jste dostali, vložte svůj podpis, datum sestavení inventáře, pečeť organizace, podpis hlavy.
Krok 3
Upevněte všechny listy pořadačem, nahoře připojte inventář. Do složky vložte písmenný kód podle příjmení občana, kterým jste případ přenesli, a rok předání dokumentů do archivu. Rok by měl být stejný, v jakém případ skončil.
Krok 4
Vytvořte samostatnou složku pro každý případ nebo vložte všechny případy v jednom roce do jedné velké složky a vytvořte obecný nápis na kódu a písmenném kódu, tj. Pouze případy těch občanů, jejichž příjmení začíná stejným písmenem, být vloženy do jedné složky. Pokud ale dokončujete více dokumentů v jedné velké složce, pak by počet běžných listů neměl být větší než 250.
Krok 5
Před přenosem případů do archivu si vytvořte inventář přenosu. První sloupec soupisu je určen pro zadání pořadových čísel všech případů, druhý pro indexy v nomenklatuře. Ve třetím sloupci zadejte název všech záhlaví, ve čtvrtém - datum převodu, v pátém - počet listů, v šestém - stanovené doby skladování pro případ v archivu, v sedmém sloupci, zadejte všechny dodatky a poznámky. Nejčastěji se sedmý sloupec vyplňuje, pokud v dokumentech z nějakého důvodu chybí listy nebo pokud jste je okamžitě nesprávně zadali do inventáře dokumentů a provedli změny.
