V souladu s článkem 17 federálního zákona 125-F3 jsou spisy zaměstnanců v důchodu převedeny do archivu. Před odesláním musí být dokumenty uloženy, očíslovány, inventarizovány a zdobeny obálkou. To musí provést pověřený pracovník.
Nezbytné
- - složka;
- - všechny dokumenty;
- - tužka;
- - inventář;
- - seznam dodání.
Instrukce
Krok 1
Chcete-li převést případ rezignovaného zaměstnance do archivu, uspořádejte dokumenty v obráceném chronologickém pořadí. To znamená, že když jste byli zaměstnáni, vytvořili jste osobní složku, jejíž první list byla žádost o zaměstnání. Při přenosu případu do archivu bude prvním listem rezignační dopis.
Krok 2
Při ukládání osobního spisu zaměstnance zároveň vyhotovte soupis dokumentů, které mají být uloženy. Do osobního spisu k přenosu do archivu uložte všechny dostupné dokumenty: dotazník nebo životopis, kopie dokladů o vzdělání, kopie příkazů k zaměstnání, propuštění a další příkazy, které byly vydány v průběhu práce zaměstnance. Mohou to být příkazy ke zvýšení nebo snížení mezd, k převodu, plnění dalších povinností atd. Přiložte také všechny certifikáty, které zaměstnanec vaší organizaci kdy předložil, kopii pracovní smlouvy, další dohody, předpisy týkající se práce zaměstnance.
Krok 3
Vložte soubor do složky s pořadačem, očíslujte všechny listy v pravém horním rohu. To musí být provedeno jednoduchou tužkou. Nahoře uložte inventář, podepište složku, vložte písmenný kód na počáteční písmeno příjmení zaměstnance a také na obálku složky ve velkých počtech rok propuštění z vaší společnosti.
Krok 4
Můžete sledovat rok výpovědi pro jednoho zaměstnance nebo pro několik, kteří v jednom roce skončili. Pokud účtujete více zaměstnanců, vložte všechny osobní soubory do jedné společné složky a na obálku podepište rok propuštění. Do jedné složky lze uložit maximálně 250 listů. Každý složitý případ tvoří nejen rok vyloučení, ale také abeceda příjmení.
Krok 5
Při přenosu všech případů do archivu seřiďte doručovací seznam. V prvním sloupci uveďte pořadová čísla případů, ve druhém indexy všech případů podle nomenklatury. Třetí sloupec je vyplněn názvem nadpisů, čtvrtý - podle dat, pátý - podle počtu listů, šestý - podle doby použitelnosti, sedmý sloupec můžete vyplnit, pokud existují poznámky nebo dodatky.
