Důležitá dokumentace - smlouvy, faktury, akty - musí být ve společnosti uchována po dlouhou dobu. U některých cenných papírů je toto období pět nebo dokonce deset let. Aby se dokumenty nezkroutily nebo neztratily, musí být řádně uloženy a archivovány.
Nezbytné
- - složky - pořadače;
- - průhledné soubory - kapsy.
Instrukce
Krok 1
Chcete-li podat smlouvu, počkejte, až bude podepsána všemi zúčastněnými stranami. Získejte podpisy od ředitelů obou stran a připevněte jejich pečeti. Poté vytvořte kopie dokumentu a rozdejte je všem zúčastněným.
Krok 2
Uveďte číslo smlouvy. Musí obsahovat čísla a písmena. Například 123-AB. Zadejte číslo podpisu dokumentu.
Krok 3
Vytvořte protokol smlouvy. Zadejte tam číslo dokumentu, datum podpisu a právnickou osobu, které patří. Čísla musí jít postupně, podle toho, kdy byla smlouva podepsána.
Krok 4
Pokud je ve společnosti několik právnických osob, měl by mít každý smluvní deník svůj vlastní. Vyhnete se tak nejasnostem.
Krok 5
Vložte smlouvu do samostatného souboru. Pokud existuje více smluv, vložte vše do jedné kapsy. To usnadní srovnávání dokumentů a v případě potřeby je najde.
Krok 6
Vložte pilník do pořadače a zajistěte pomocí speciálních držáků. Nevyplňujte jej těsně, dokumenty budou pomačkané. Na hřbet složky napište právní subjekt, jehož dokumenty jsou v něm uloženy, a rok, kdy byly podepsány.
Krok 7
Po uplynutí tří let lze složky se smlouvami odeslat do skladu. Složte je do kartonových krabic a umístěte na místo, které není přístupné vlhkosti. Na obalu uveďte také právnickou osobu, které se dokumenty týkají, a rok podpisu smluv.
Krok 8
Faktury a úkony se podávají stejným způsobem jako smlouvy. Ale místo papírového registru dokumentů je lepší mít elektronický. Například v programu „1C: Účetnictví“. Můžete si jej zdarma stáhnout zde: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. To vám umožní nejen vést záznamy o všech cenných papírech, ale také s nimi provádět různé operace - tisknout další kopie, opravovat chyby atd.
