Registrace dokumentů k odeslání do archivu se provádí po konci roku. Dokumenty jsou tak připraveny k uložení v souvislosti se stanovenými pravidly. V závislosti na době uložení a hodnotě dokumentů se případy dokončují úplně nebo podle zjednodušeného systému.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte seznam případů pro dokumenty dočasného uložení (až 10 let včetně). Zkontrolujte správnost vytvoření pouzdra (zda existují dokumenty s trvalou dobou uložení). Nechte případy ve složkách, měly by být systematizovány podle nomenklatury případů a nemusí být očíslovány. Případy se předávají do archivu podle nomenklatury případů.
Krok 2
U případů dlouhodobého skladování (nad 10 let) se provádí toto:
1. Vazba pouzdra (lemovaná v tvrdém pořadači nebo obal se silným závitem ve čtyřech otvorech nebo může být vázána).
2. Číslování listů (provádí se černou grafitovou tužkou v pravém horním rohu, aniž byste se dotkli textu dokumentu).
3. Vypracování certifikačního nápisu (uveďte, kolik listů je lemovaných, zda nejsou poškozené, značka a datum).
4. Vypracování interního soupisu dokumentů (pro případy zvláště cenných dokumentů, osobní, soudní a vyšetřovací případy atd.). Na konci inventury uveďte počet dokladů v případě a počet listů inventáře.
5. Registrace všech podrobností o obalu případu (název instituce, strukturální jednotka, administrativní rejstřík případu, název případu, doba použitelnosti případu.
Krok 3
Vytvořte soupis pro dokumenty trvalého nebo dlouhodobého skladování. Mělo by obsahovat číslo jednotlivého případu a v záhlaví případu zveřejnit jeho obsah a složení. V soupisu musí být také uvedeno období skladování případu. Uveďte počet případů a počet prvního a posledního případu, podpis a datum. Pro personální případy je vypracován samostatný soupis.
Krok 4
Připravené soubory odešlete do archivu. Úředník archivu ve vaší přítomnosti zkontroluje počet případů podle nomenklatury nebo inventáře, provede potvrzovací nápis, označí počty chybějících případů, nastaví datum přijetí a předání případů. Inventář je potvrzen podpisy osob, které předaly a přijaly případy.
