Aby se psaní zprávy generálnímu řediteli organizace nestalo mučením pro zaměstnance, stačí v praxi použít pravidla pro psaní obchodního dopisu, to znamená rozdělit celou zprávu na několik částí a správně je uspořádat.
Instrukce
Krok 1
Na začátek dopisu upozorněte, komu píšete. Naformátujte zprávu obvyklým způsobem v obchodní korespondenci. Na pravou horní stranu dokumentu napište do tří řádků název, název společnosti a příjmení manažera, například:
Generálnímu řediteli
LLC "IntersvyazKom"
Ivanov I. I.
Krok 2
Uveďte, kdo je adresátem dopisu. Udělejte to po odsazení z předchozí části zprávy také na pravé straně. Musíte označit svou pozici a příjmení iniciálami, například:
Od vedoucího obchodního oddělení
Yesenina E. E.
Krok 3
Oddělte několik řádků od předchozí části, zarovnejte kurzor ve středu stránky a uveďte povahu zprávy. Můžete napsat „Memo“, „Informační dopis“nebo „Vysvětlivka“, vše záleží na tom, z jakého důvodu kontaktujete vedoucího organizace. Za nadpisem není třeba dávat tečku. Pokud se dopis týká jakéhokoli požadavku, můžete jednoduše a s úctou kontaktovat ředitele jménem a příjmením.
Krok 4
Začněte dopis slovy, která vysvětlují důvod jeho napsání, například „v průběhu našich jednání“, „v souladu s vaší žádostí“nebo „na základě vašich návrhů“.
Krok 5
Pokud váš dopis souvisí s požadavkem na nákup vybavení, zlepšení zaměstnance nebo poskytnutí příležitosti na služební cestu, je lepší začít dopisem větou „Vezměte prosím v úvahu příležitost …“.
Krok 6
Uveďte situaci, vysvětlete, sestavte tabulky nebo grafy, pokud to povaha dopisu vyžaduje. Zarovnání těla dokumentu by mělo být nastaveno na šířku stránky. Každý řádek musí začínat odsazením.
Krok 7
Podepište dopis, nezapomeňte před uvedením příjmení použít normu „s úctou“, za kterou musíte uvést čárku.
Krok 8
Nezapomeňte uvést datum psaní dopisu a podepsat tištěný dokument.
Krok 9
Pokud má vaše organizace interní e-mailovou komunikaci, začněte dopis zprávou a poskytněte všechny informace zdarma.
