Obchodní komunikace mezi partnerskými podniky často začíná obchodním dopisem od jednoho z nich adresovaným hlavě druhého. Takové odvolání, i když je zasláno e-mailem, může záviset na budoucnosti spolupráce. Proto je důležité napsat správný dopis řediteli, aby na něj upozornil a chtěl odpovědět.
Instrukce
Krok 1
Zavolejte firmě, kterou chcete kontaktovat. Představte se tajemníkovi a požádejte o objasnění příjmení, křestního jména a příjmení manažera a správného názvu jeho pozice. Pokud nemáte přesná data, zjistěte si zároveň celé jméno společnosti, adresu nebo e-mailovou schránku.
Krok 2
Napište běžný dopis podle GOST R 6.30-2003 a použijte k tomu hlavičkový papír vaší společnosti a standardní listy bílého papíru. Poprvé je samozřejmě lepší kontaktovat ředitele společnosti běžným dopisem, a ne e-mailem, kde existuje možnost, že vaše zpráva skončí ve složce „Spam“a nedostane se adresát.
Krok 3
Nezapomeňte začít text dopisu adresou „Vážený pane (nebo paní)“a uveďte celé jméno a příjmení ředitele. Nejsou povoleny žádné zkratky v oběhu - uveďte celý název pozice a všechny přednosti hlavy, pokud existují.
Krok 4
Do řádku předmětu svého e-mailu nebo do vyhrazeného pole na hlavičkovém papíře firmy napište předmět své zprávy. Mělo by odrážet podstatu vaší zprávy a mělo by být dostatečně chytlavé a atraktivní pro osobu, která si dopis prohlédne. Pro příjemce velkého množství korespondence a režiséra je právě taková osoba, název nebo předmět zprávy výrazně zjednodušuje zpracování a třídění. Podle názvu vašeho dopisu si to později zapamatují a rychle ho najdou.
Krok 5
Začněte hlavní část dopisu úvodem komplimentu. To ukáže, že vaše volba adresáta není vůbec náhodná a vy jasně víte, komu píšete a co podnik dělá. Chvalte prosím tuto společnost jako solidního a spolehlivého partnera, vyjádřete naději, že budete mít dlouhodobé vztahy, užitečné a prospěšné pro obě společnosti.
Krok 6
Stručně uveďte podstatu dopisu, odvolání se konkrétními čísly a odkazy. Pamatujte, že čím menší je objem, tím je pravděpodobnější, že dopis bude přečten až do konce. Vyvarujte se zbytečných slov, běžných frází, zbytečných adjektiv a parazitických slov. Nepoužívejte kategorické výrazy ani slova ani fráze, které by mohly být vnímány jako direktivní.
