Při kontaktu s některými úřady a institucemi je osoba povinna potvrdit své zaměstnání, zejména kopii sešitu, která musí být odpovídajícím způsobem ověřena. Je to nezbytné při podávání žádosti o půjčku, při přijímání dotací na účty, při předávání dokumentů opatrovnické radě k adopci dítěte. Abyste měli jistotu, že dokument bude přijat, je nutné správně legálně ověřit kopii knihy pracovních záznamů.
Osoba, která má právo ověřit kopii sešitu
Podle zavedených regulačních předpisů je kopie pracovního dokumentu ověřena osobou odpovědnou za personální dokumenty. Ve velkých společnostech se jedná o HR oddělení nebo HR služby. V malých podnicích, které nemají zaměstnance, vykonává jejich funkce účetní. Ředitel společnosti může také ověřit kopii pracovní knihy.
Jak správně certifikovat kopii knihy pracovních záznamů
Vydání kopie sešitu a jeho předání zaměstnanci trvá až 3 dny. Pokud potřebujete úplné informace o délce služby a pracovišti zaměstnance, doporučujeme ověřit kopii knihy pracovních záznamů takto:
- pořizovat kopie všech pracovních listů, na nichž jsou záznamy, počínaje titulní stránkou s uvedením osobních údajů a konče listem obsahujícím informace o posledním pracovním místě;
- na všechny listy, s výjimkou posledního, napíše pracovník nebo vedoucí „kopie je správná“, vloží aktuální datum a pečeť, označí polohu a značky, pečeť a text by měly být umístěny částečně na přímé kopii dokument a částečně na prázdnou část listu;
- kopie poslední stránky sešitu je sepsána stejným způsobem, je přidána pouze fráze „Aktuálně pracuje“.
Pokud je nutné poskytnout selektivní informace o konkrétním pracovišti, vydá zaměstnavatel výpis z pracovního poměru, který je rovněž právním dokladem. Za tímto účelem se vytvoří kopie titulní stránky a stránek obsahujících potřebné záznamy, které jsou certifikovány stejným způsobem jako pracovní kniha.
Jakékoli záznamy o stáří nebo pracovišti nejsou potřeba, musí být potvrzeny zaměstnavatelem nebo jeho zástupcem, který v současné době zaměstnává zaměstnance a má pracovní knihu.
Pro potvrzení kopie pracovního dokumentu a tento dokument byl právně závazný, je nutné umístit každou dvojici knihy na list ve formátu A4.
Kopie sešitu: doba platnosti
Kopie sešitu je platná jeden měsíc po vydání, za předpokladu, že v dokumentu nebyly provedeny žádné nové položky. Pokud zaměstnanec opustil nebo změnil povolání, kopie pracovního povolení se stává neplatnou.
Kopii záznamu o zaměstnání můžete ověřit na notářském úřadu. Pak bude mít dobu platnosti bez omezení, ale před zadáním nových údajů do dokumentu.
