Vlastnosti budování konstruktivního obchodního dialogu závisí na situaci, v níž probíhá, a na cílech, které jsou pro vás stanoveny. V každém případě musíte předem přemýšlet o otázkách a odpovědích partnera, a ještě více auditora.
Instrukce
Krok 1
V dnešní době jsou auditoři extrémně vzácní a neočekávaní. Nejčastěji předem informují o své návštěvě nebo dokonce mají plán příjezdů - týdně nebo měsíčně. Pokud víte den, kdy šek dorazí, připravte si předem všechny potřebné doklady a vložte je do samostatného souboru.
Krok 2
Listujte připravenými dokumenty. Věnujte pozornost pochybným místům v nich. Mohou také vznést dotazy od auditorů. Předem proveďte dokumenty nebo si rozmyslete, na co přesně odpovíte. Zapište všechny argumenty na kousek papíru a poskytněte jim další informace.
Krok 3
Když auditor dorazí, zeptejte se, jaký druh pomoci potřebuje. Možná budete potřebovat papírnictví - papír, pero. Nebo počítač s přístupem na internet. Mluvte zdvořile a laskavě. Vy i on plníte své oficiální povinnosti, kde není místo pro emoce.
Krok 4
Zeptejte se auditora, zda je vaše přítomnost nutná. Možná to dokáže sám. Při odchodu nezapomeňte zanechat své kontaktní telefonní číslo - mobilní a pracovní, aby vás auditor mohl vždy kontaktovat.
Krok 5
Pokud má auditor otázky, odpovězte na ně jasně, aniž byste se odchýlili od tématu. Nikdo nepotřebuje zbytečné podrobnosti. Kromě toho mohou další informace spustit novou kontrolu, která bude trvat dlouhou dobu.
Krok 6
Při rozhovoru s auditorem věnujte pozornost otázkám, které klade. Co ho více zajímá a co vyvolává pochybnosti. Připravte dokumenty pro vaši příští návštěvu na základě obdržených informací.
Krok 7
Pokud nemůžete odpovědět na otázku auditora, obraťte se na svého nadřízeného. Nebo požádejte o čas na přípravu informací. V žádném případě byste neměli říkat auditorovi „nevím“. To může vytvářet nejistotu ohledně vaší kompetence.
Krok 8
V rozhovoru se snažte nepoužívat konkrétní pojmy týkající se například výroby, které nemusí být auditorovi známé. Nebo je okamžitě dekódujte.
Krok 9
Zůstaňte klidní a ochotní a jasně odpovídejte na otázky. Potom vytvoříte konstruktivní dialog a vytvoříte základ dobročinných vzájemně výhodných vztahů pro budoucnost.
