Obchodní dopis se ve společnostech používá při komunikaci s partnery, dodavateli, zaměstnanci, zákazníky. Tento dokument hraje důležitou roli při vytváření pozitivního obrazu společnosti. Proto je nutné obchodní dopis sestavit správně, kompetentně, jasně a jednoduše a snadno. Mělo by to být informativní a sledovat cíl, kterého musí organizace dosáhnout od příjemce. Abyste pochopili, co je obchodní dopis, musíte se blíže podívat na jeho strukturu.
V pravém rohu vašeho obchodního dopisu vložte logo své společnosti. Pokud jej společnost nemá, uveďte název organizace, její sídlo a povinné údaje, které jsou zpravidla uvedeny na razítku. Jedná se o DIČ, KPP, běžný účet, korespondenční účet, BIK a další informace o účtu a bance, ve které je otevřen.
Pokud je obchodní dopis zaslán konkrétní osobě, za logo a razítko společnosti zadejte osobní údaje příjemce. Pokud je dokument adresován společnosti, uveďte její název a adresu místa.
Ve středu listu byste měli napsat výzvu příjemci. Pokud je dopis adresován konkrétní osobě, napište například takto: „Milý Petr Efremovich!“Při zaslání dopisu společnosti je možná následující možnost: „Vážení partneři!“Upozorňujeme, že při oslovování adresáta nelze slova zkrátit. Pokud je dopis osobní, můžete jej napsat takto: „Milý Jurij Albertoviči!“
Do textu obchodního dopisu nejprve napište události, které vyvolaly konkrétní situaci. Dále uveďte účel dopisu. Tuto část dokumentu pečlivě zvažte. Je zřejmé, výstižně, v přístupném jazyce, napište žádost, pozvánku, žádost, nabídku, odpověď, blahopřání, žádost nebo jiný účel, který vás vyzval k napsání dopisu.
Poté shrňte obchodní dopis, tj. Napište výsledek, který chcete od adresáta obdržet. Pokud například pozvete svého partnera na prezentaci zboží, měli byste uvést následující: „Doufáme, že výstavu navštívíte, vyberte si ten správný produkt.“
V některých případech jsou k obchodnímu dopisu připojeny dokumenty. Pokud pozvete například svého partnera na výstavu, nezapomeňte obdarovat příjemce pozvánkou na tuto událost.
Vyplňte správně svůj obchodní dopis. Obecně se uznává, že musíte napsat slova: „S pozdravem …“a poté uvést osobní údaje a kontakty na osobu, jejímž jménem byl dokument vypracován.
