Osud plánovaného případu, další spolupráce a požadavků do značné míry závisí na designu a obsahu obchodního dopisu. Tento dokument připravíte a odešlete svému potenciálnímu nebo současnému investorovi, partnerovi. Hraje roli pověření, podle kterého adresát posoudí, jak vážně byste měli být bráni. Je to ukazatel vaší kompetence, gramotnosti a schopnosti stručně a přesvědčivě prezentovat váš případ. Existují obecná pravidla pro design obchodních dopisů, nezávisle na jejich obsahu.
Instrukce
Krok 1
Pište obchodní dopisy na standardní listy papíru na psaní A4. Pokud píšete jménem organizace, použijte pro komunikaci její hlavičkový papír, který obsahuje jméno, adresu sídla, e-mailové adresy, faxová čísla a telefonní čísla. Po obdržení takového dopisu vás bude moci adresát kontaktovat bez jakýchkoli zvláštních problémů.
Krok 2
Požadavky na rozložení dokumentu mimo rámeček, šířku okrajů, rozměry odsazení jsou stanoveny v GOST R 6.30-2003. Šířka levého by podle něj měla být 3 cm, pravého 1,5 cm, pro psaní obchodních dopisů použijte standardní velikost písma Times New Roman 12. Stránky jsou očíslovány, pokud je dopis napsán na několika stránkách. V horní části první stránky je registrační odchozí číslo dopisu a datum jeho registrace.
Krok 3
Vpravo v záhlaví dopisu je uveden název pozice, příjmení a iniciály příjemce dopisu, adresa organizace, které je dopis zaslán. Vlevo v samostatném poli musíte zadat předmět dopisu.
Krok 4
Měli byste začít obchodní dopis s adresou: "Vážený pane (paní)", pak vložte jméno a příjmení adresáta. První odstavec by měl začínat standardními frázemi: „Upozorňujeme vás“, „rádi vás informujeme“, „aktuálně“atd. Když se obracíte na příjemce dopisu, vždy psejte zájmeno vy, vy velkým písmenem. V prvním odstavci shrňte podstatu vašeho písemného odvolání a přejděte k hlavní části.
Krok 5
K vyjádření zprávy používejte krátké, snadno čitelné věty. Rozdělte text na logicky oddělené odstavce. Vyvarujte se zbytečných detailů, zkuste se vejít na jeden list.
Krok 6
Poslední odstavec začněte slovy „Na základě výše uvedeného“nebo „Vzhledem k výše uvedenému“. Po nich uveďte svůj závěr, žádost, návrh.
Krok 7
V případě, že k dopisu budou připojeny další materiály, uveďte seznam s čísly přihlášek a jejich názvy, počet listů.
Krok 8
Do dopisu doplňte název své práce, příjmení a iniciály, znak a číslo. Pokud byl dopis napsán vaším jménem, musí umělec ve spodní části listu uvést své příjmení, iniciály a telefonní číslo pro komunikaci, pokud adresát potřebuje vysvětlení.
