Obchodní etiketa předpokládá správnou přípravu písemné korespondence. A pokud jsou šablony a záhlaví obchodních dopisů vypracovány poměrně standardním způsobem, pak se podpisům v korespondenci nevěnuje dostatečná pozornost. Aby adresát správně dešifroval vaši zprávu, má obchodní dopis právní sílu, je nutné na konci obchodního dopisu úředníka správně a správně předložit.
Instrukce
Krok 1
Úřední dopisy by měly být vytištěny na zvláštním formuláři, který splňuje normu. V horní části listu papíru by měly být trvalé prvky: hlavička dopisu (úplný a zkrácený název odesílající společnosti, její poštovní a právní adresa, telefonní a faxové číslo, webová stránka), poté následuje hlavní text, níže - podpis odpovědné osoby.
Krok 2
Pole podpisu se nachází v levém dolním rohu přímo pod textem obchodního dopisu. Před řádkem k podpisu uveďte název pozice osoby podepisující dopis a přepis celého jména. Vzhledem k tomu, že obchodní dopisy jsou vždy vypracovány na hlavičkách institucí, neuvádějte v podpisu název samotné organizace. Například: generální ředitel televizní a rozhlasové společnosti, podpis … A. P. Sidorov “.
Krok 3
Někdy je nutné pod obchodní dopisy vložit dva nebo více podpisů, pokud je to nutné k potvrzení platnosti prvního podpisu nebo ve zvláště důležitých dokumentech (dopisy o finančních a úvěrových otázkách musí být rovněž ověřeny podpisem hlavního podnik). Podpisy umístěte přísně pod sebe v pořadí, které odpovídá senioritě pozice - od nejvyšší po nejnižší, například: ředitel odboru, podpis … P. V. Troparion
Hlavní účetní, podpis … TS Sobanko.
Krok 4
Pokud musí být dopis podepsán několika osobami zastávajícími stejné / stejné pozice, umístěte své podpisy na stejnou úroveň, například: vedoucí finančního oddělení, podpis… P. O. Ivanov, vedoucí lidských zdrojů, podpis … K. O. Petrov.
Krok 5
Pokud v době podpisu obchodního dopisu neexistuje žádný úředník, pro jehož podpis bylo místo na formuláři vypracováno, má dokument právo být podepsán osobou jednající jako jeho zástupce. Uveďte skutečné postavení osoby, jejíž podpis bude uveden v dopise („úřadující“nebo „zástupce“) a její příjmení. Obchodní dopisy nemůžete podepsat pomocí předložky „pro“nebo lomítka před pozicí.
Krok 6
Všechny kopie obchodních dopisů, jak zaslané, tak zbývající pro uložení do spisů organizací, musí mít původní podpisy těchto úředníků. Hlavním způsobem, jak jej potvrdit, je původní podpis na dokumentu (a obchodní dopis je právní dokument). Pokud na oficiálním dopise není ani jeden podpis, nemá to žádnou právní sílu.
