V dnešní době jsou dopisy minulostí a stávají se vzácností. To však neplatí pro obchodní korespondenci. Obchodní dopisy jsou oficiální dokumenty. S jejich pomocí se navazují kontakty, zaznamenávají všechny fáze obchodních vztahů. A schopnost napsat obchodní dopis hovoří zejména o kvalifikaci oponenta a firmy jako celku.
Instrukce
Krok 1
Pro psaní obchodních dopisů používejte hlavičkový papír společnosti. Bez ohledu na to, zda je dopis napsán na papíře nebo v elektronické podobě, musí mít logo odesílající společnosti. Formulář také musí obsahovat poštovní adresu společnosti, telefonní a faxová čísla, e-mailové adresy a adresy webových stránek.
Nechte okraje - na levé straně tři centimetry, na pravé straně jeden a půl centimetru. Pole jsou potřebná pro svázání dopisu s archivní složkou.
Krok 2
Držte se formálního stylu psaní. Obchodní dopis by měl být jednoznačný a nepodléhat více výkladům. E-mail musí obsahovat předmět e-mailu. Nepoužívejte emotikony v obchodní korespondenci.
Pokud se jedná o pokračování korespondence, nechte dopis, na který píšete odpověď ve formě nabídky. Můžete citovat dopis ne celý, ale pouze fragmenty, na které odpovíte. Tím bude souvislost mezi jeho dopisem a vaší odpovědí jasnější pro vašeho oponenta.
Krok 3
Začněte dopisem zdvořilou adresou, například: „Vážený Petře Ivanoviči!“Odvolání se nachází ve středu stránky. Jméno je napsáno celé, použití iniciál je zde nepřijatelné.
Po odvolání následuje úvodní část, ve které je stručně formulován účel dopisu. Další část obchodního dopisu je hlavní částí, kde jsou podrobněji uvedeny důvody pro napsání dopisu, otázky a způsoby jejich řešení. Dopis končí shrnutím a odvoláním k adresátovi s konkrétním návrhem nebo prohlášením, co přesně od adresáta očekáváte k vyřešení problému.
Krok 4
V závěrečné části buďte správní. Nerozhodujte se pro své příjemce. Je lepší vyjádřit naději, že problém bude podle vašeho názoru vyřešen nejlepším způsobem.
Považuje se za neetické spěchat adresáta pomocí slov „urgentní“a „okamžitě“. Použijte správný formulář: „Žádám vás, abyste odpověděli v takovou dobu.“
Podpis v obchodním dopise musí být oficiální. Například: „S úctou, Sergej Vasilievič Ivanov.“
Do podpisu uveďte název pracovní pozice, název společnosti a kontaktní údaje. Pokud obchodní dopis obsahuje přílohy, musí to být před podpisem uvedeno.
