Telefonické hovory jsou již dlouho součástí obchodního života. S jejich pomocí jsou sdělována rozhodnutí, přijímány a hlášeny úkoly, prováděny schůzky a zrušení. Neznalost pravidel etikety telefonních hovorů může vést k rozbití mnoha dohod a nedůvěře ze strany partnerů a klientů.
Instrukce
Krok 1
Pracujte svým hlasem. Pokud je to možné, nahrajte rozhovor s jedním z obchodních partnerů na diktafon a poslouchejte. Ohodnoťte zabarvení vašeho hlasu, rychlost řeči, intonaci a energii. Aby byl hlas příjemnější, dýchání by mělo být rovnoměrné, držení těla by mělo být volné. Usmívejte se, když mluvíte - tento trik vám pomůže, aby byl váš hlas teplejší a příjemnější. Pokuste se zbavit parazitických slov, pokud je používáte.
Krok 2
Připravte se na všechny odchozí hovory. Formulujte cíle konverzace, klíčové fráze, které budete používat. Připravte si poznámkový blok a pero, abyste si během hovoru mohli dělat poznámky. Když vám odpoví, nezapomeňte pozdravit, představte se a pojmenujte společnost, kterou zastupujete. Proveďte krátké pauzy, aby vám druhá osoba mohla odpovědět a zapamatovat si nebo si zapsat vaše jméno. Zeptejte se, zda váš předplatitel může odpovědět na vaše otázky. Pokud je odpověď ano, uveďte prosím účel vašeho hovoru.
Krok 3
Při přijímání příchozího hovoru nenechávejte partnera čekat déle než 3-4 zazvonění. Nezapomeňte pozdravit a představit se. Když telefonujete, odpoutejte se od všech ostatních aktivit a konverzací. Pokud potřebujete čas na zodpovězení otázek druhé osoby, zapište si kontakty a nabídněte mu, že mu zavoláte zpět, až budete připraveni. Pokud potřebujete přesměrovat hovor, jasně sdělte svému kolegovi podstatu otázky, aby ji volající nemusel opakovat. Na konci rozhovoru děkujte druhé osobě, že vás kontaktovala.
Krok 4
Pravidla telefonní etikety říkají, že účastník, který volal, je první, kdo zavěsí a začne se loučit. Také zavolá zpět v případě přerušení komunikace. Při plánování telefonního rozhovoru zvažte čas: hodinu na začátku a hodinu na konci pracovního dne, kdy může mít účastník urgentní záležitosti, se považuje za neúspěšnou, stejně jako přestávka na oběd.
