Sekretářka v kanceláři také vykonává dispečerské funkce. Prostřednictvím něj se uskutečňují primární kontakty a oficiální telefonní komunikace. První dojem na vaši společnost, který vás kontaktuje, závisí na tom, jak kompetentně a profesionálně sekretářka komunikuje po telefonu. Aby tedy sekretářka mohla přijímat hovory, potřebuje znát obchodní etiketu.
Instrukce
Krok 1
Vždy ovládejte své emoce a náladu. Bez ohledu na to, jak jste zábavní nebo smutní, zvedáte telefon, musíte být diskrétní a obchodně založení. Váš tón by měl být vyrovnaný, klidný a benevolentní. Pokud spěcháte, abyste se přiblížili a máte dech, několikrát se zhluboka nadechněte a vydechněte, než pozdrav pozdravíte, aby se vaše dýchání normalizovalo.
Krok 2
Když přijmete hovor, vždy nejprve začněte konverzaci, aniž byste čekali, co vám řekne druhý konec sluchátka. To by měl být standardní úvod a pozdrav. Pozdravte a pojmenujte společnost, které váš partner zavolal. V případě, že se nepředstavil, omluvte se, zeptejte se, s kým mluvíte.
Krok 3
Seznamte se s problémy a funkcemi, které jsou prováděny divizemi vaší společnosti a jsou řešeny konkrétními specialisty, aby bylo možné správně předávat příchozí hovory od zákazníků a zákazníků. Při přepojování hovoru uveďte jméno a příjmení odborníka, se kterým spojujete svého telefonního partnera. Zaměstnanci, kterému jste přepojili hovor, řekněte jméno volajícího a otázku, na kterou se přihlásil. Neměli byste převzít funkce konzultanta, i když to dokážete dobře, nechte osobu vyřešit své problémy s těmi specialisty, kteří jsou k tomu oprávněni.
Krok 4
Pokud takové otázky vzniknou, můžete poskytnout základní informace: celé jméno vaší společnosti, příjmení, jméno a příjmení ředitele, jeho zástupců a vedoucích oddělení, adresa kanceláře. Vytvořte a dohodněte se s ředitelem na samostatném seznamu osob, pro které bude vždy zdarma.
Krok 5
Nezapomeňte vést protokol hovorů. Zapište si vše, o co jste požádáni, nespoléhejte se na paměť, abyste nezapomněli na nic důležitého. Veškeré informace musí být sděleny těm, pro které byly určeny. Uveďte název společnosti nebo příjmení a jméno volajícího, zapište si telefonní číslo, na které můžete zavolat, datum a čas hovoru.
