Podnik jakékoli formy vlastnictví má vlastní pracovní postup ve formě souboru papírů různých typů, systematizovaných podle určitého principu. Memorandum vyžaduje při přípravě zvláštní pozornost.
Co je to poznámka
Obchodní papír ve formě poznámky má informativní a doporučující povahu. Poskytuje se přímému nadřízenému nebo vedoucímu organizace. Tuto poznámku lze vypracovat na základě pokynů vedení a z podnětu zaměstnance.
Dokument se skládá z konkrétních skutečností souvisejících s konkrétním problémem. Ve většině případů je poznámkou subjektivní názor zaměstnance, který je vyjádřen písemně. Někdy je ve světle událostí, které se v podniku odehrávají, nesmírně důležité, aby manažer znal názory podřízených, aby mohl upravit své další jednání. Zaměstnanci jsou povinni sestavit podrobnou odpověď jednou rukou, doplněnou o vlastní nápady a doporučení.
Pokud jde o předmět zpráv, může to být jiné: od jednorázového poskytování informací po pravidelné podávání zpráv. Na rozdíl od vysvětlujících a servisních poznámek lze poznámku použít v rámci podniku nebo hrát roli reportovacího dokumentu pro vyšší autoritu.
Důvod pro vypracování dokumentu
Poznámka je vypracována jako výsledek procesu mimo kontrolu, který může poškodit podnik. Právě tehdy může zaměstnanec podobně upozornit všechny informace na nadřízené. Může to být například vícenásobná absence odpovědné osoby nebo nerešpektování plnění plánovaných cílů, což samozřejmě může negativně ovlivnit výkonnost celého podniku. Obecně se má dokument stát signálem pro změnu vnitřní politiky, kterou vedení v současné době provádí.
Jak správně vypracovat poznámku
Dokument se obvykle skládá z několika částí. Nejprve je nutné jasně formulovat důvod, který byl důvodem pro napsání poznámky. Nastiňuje konkrétní situaci a uvádí fakta. Pak se zcela jasně doporučuje vyjádřit svůj vlastní názor na to, co se děje. Zároveň je nutné analyzovat situaci ze všech stran a nabídnout vlastní řešení problému.
Všechny informace by měly být poskytovány dostatečně stručně a při dodržení předmětu toho, co se stalo. Zkreslení reality a vyjádření domněnek, které nejsou podloženy důkazní základnou, je nepřijatelné.
Dokument je umístěn na list formátu A4 s povinným uvedením v levém horním rohu názvu jednotky. Vpravo nahoře byste měli umístit informace o adresátovi poznámky. Mírně níže, červeně, je název dokumentu a jeho číslo, stejně jako místo kompilace, napsán velkými písmeny.
Poté jsou informace uvedeny v poměrně bezplatné formě, která je podpořena podpisem zaměstnance, který dokument připravil.
Před odesláním poznámky se doporučuje pečlivě zkontrolovat realitu všech výše uvedených okolností.
