Vysvětlující poznámkou je informační dokument pro úřední potřebu, který vypracuje podřízený a je adresován přímému nadřízenému. Vysvětlující poznámky zpravidla obsahují věcné informace vysvětlující jednání zaměstnance, které je v rozporu s pracovní disciplínou. Zaměstnanec, který se nedostaví do práce z důvodu nemoci, musí vypracovat odpovídající poznámku pro vedoucího.
Instrukce
Krok 1
Při psaní vysvětlivky nezapomeňte, že její text může být libovolný, ale obecný design musí odpovídat obecně přijímané normě. Ověřte u účetního oddělení společnosti, zda má organizace na tyto dokumenty nějaké zvláštní požadavky. Zeptejte se, zda budete muset poznámku zaregistrovat.
Krok 2
Na bílý list formátu A4 (pokud má společnost standardní formulář pro vysvětlivku, použijte jej) napište nebo ručně napište do záhlaví (nadpisu) pozici a celé jméno vedoucího, kterému je vysvětlující dopis adresován, níže zadejte své údaje ve stejném formátu. Do středu listu napište název dokumentu: Vysvětlivka, poté pokračujte k vyplnění hlavní části.
Krok 3
V první části poznámky uveďte skutkovou podstatu věci, a to nepřítomnost takového a takového počtu na pracovišti (nebo z takového a takového na takový a takový). Ve druhé části popište důvod porušení pracovní disciplíny: návštěva lékaře, přivolání sanitky doma, hospitalizace atd. Uveďte název nemoci. Podle etických standardů nemusíte zacházet do podrobností, ale musí být uveden obecný název, například: virová infekce, chronické onemocnění trávicího traktu, autoimunitní onemocnění, rakovina.
Krok 4
Na konci poznámky o nemoci si poznamenejte, že je přiložen listinný důkaz vašich slov (pracovní neschopnost). Pokud byla příčinou nepřítomnosti na pracovišti nemoc dítěte, připojte k vysvětlující poznámce také jeho pracovní neschopnost. V případě, že požadovaný dokument není k dispozici, popište důvod absence pracovní neschopnosti a uveďte datum, kdy bude tento list předložen účetnímu oddělení. Na poznámku uveďte číslo a vlastnoruční podpis, i když byl samotný text napsán v počítači. Ukažte poznámku sekretářce, kde jí bude přiděleno registrační číslo.
