Týmová schůzka může být účinným způsobem, jak analyzovat různé pracovní situace, včetně konfliktních. Veřejně diskutuje o kontroverzních otázkách a činí rozhodnutí, která jsou závazná pro každého zaměstnance. Kolektivní schůzce by měla předcházet spousta přípravných prací.
Instrukce
Krok 1
Formulujte hlavní téma schůzky. Kolektivní setkání se zpravidla koná o jedné aktuální otázce. Může to být například analýza práce organizace za daný rok nebo přechod na zkrácenou pracovní dobu.
Krok 2
Přemýšlejte o své agendě. Jeho body budou konkrétní problémy, které je třeba projednat. Měly by být alespoň dvě a ne více než pět. Seřaďte otázky podle klesající důležitosti. Pokud je téma schůzky poměrně široké, uveďte jako poslední bod pořadu jednání „Různé“. Zde se můžete trochu odchýlit od hlavního tématu a diskutovat o malých problémech, které se v současné době týkají týmu.
Krok 3
Připravte reproduktory. Ke každému bodu pořadu jednání by měl hovořit kompetentní zaměstnanec, jehož názor je v týmu považován za směrodatný. Varujte ho před nadcházející zprávou 1–2 týdny předem, aby daná osoba mohla klidně přemýšlet nad jeho zprávou. 2-3 dny před schůzkou si promluvte s každým řečníkem, ujistěte se, že je text jeho projevu připraven a odpovídá uvedenému tématu.
Krok 4
Připravte zasedací místnost. Je dobré, pokud má vaše organizace montážní halu nebo jinou zasedací místnost. Jinak použijte největší možnou místnost. V den schůzky bude muset být nainstalováno dostatek židlí a připojen a nastaven projektor, počítač a mikrofon, pokud existují. Každému účastníkovi schůzky můžete také předem domluvit speciální složky s dokumenty, o kterých se bude diskutovat.
Krok 5
Upozorněte všechny zaměstnance na datum, čas a místo schůzky. Použijte jednu z tradičních metod: zveřejněte informace na nástěnce, pošlete e-mail, zavolejte vedoucím strukturálních divizí, promluvte si osobně s každým zaměstnancem. Váš výběr bude záviset na tradici společnosti a počtu zaměstnanců.
Krok 6
Před zahájením schůzky zaregistrujte účastníky. Později připojíte tento seznam k protokolu. Nezapomeňte zahájit schůzku v době, která byla naplánována a oznámena pro zaměstnance. Nečekejte na opozdilce, ukažte důležitost a vážnost akce.
Krok 7
Oznámte hlavní téma schůzky a problémy, které tam budou řešeny. Požádejte tým, aby si na schůzi vybral předsedu a tajemníka. Předseda organizace nebo jeho zástupce je zpravidla volen jako předseda a úředník nebo vedoucí kanceláře jako tajemník. Předseda bude vést schůzi, udržovat pořádek a dodržovat pravidla. Mezi povinnosti tajemníka patří vedení podrobného protokolu: zaznamenávání projevů řečníků, otázky k nim, diskuse a návrhy.
Krok 8
Držte se zavedené mluvící časové osy, jinak vaše schůzka riskuje, že se potáhnete až do půlnoci a nikdy nebudete dělat žádná rozhodnutí. Hlavní řečníci mají zpravidla k dispozici 15–20 minut, maximálně však 30. Společní řečníci k sekundárním otázkám by měli být do 10–15 minut. Řeč účastníka z publika je omezena na 2–3 minuty. Na otázku můžete odpovědět maximálně 5 minut. Pokud je čas překročen, nezapomeňte pevně připomenout pravidla.
Krok 9
Poté, co byl dohodnut program schůze a všichni přednesli projev, stručně shrňte schůzku. Pokud byla učiněna důležitá rozhodnutí, měl by být jejich návrh přečten nahlas všem přítomným.
Krok 10
Do dvou dnů po schůzce musíte připravit konečnou verzi zápisu a přijatých rozhodnutí. Zápis musí být odsouhlasen a podepsán předsedou schůze. Na rozhodnutí a termíny jejich provedení upozorněte všechny zaměstnance, kteří je musí provést.
