Plánovači, schůzky a schůzky jsou nedílnou součástí pracovního toku. Jejich hlavním úkolem je kolektivně analyzovat jakoukoli servisní situaci. Účastníci pracovních schůzek mohou a měli by aktivně mluvit, diskutovat o detailech a navrhovat řešení problémů. Aby schůzka byla účinná, musí hostitel dodržovat určitá pravidla.
Nezbytné
- - denní program;
- - pravidla jednání;
- - protokol o jednání.
Instrukce
Krok 1
Naučte se klíčové znaky efektivní schůzky. Existuje několik z nich: 1. Setkání má konkrétní účel; 2. Pořadatel provedl všechny nezbytné přípravné práce; 3. Setkání se účastní pouze zaměstnanci, kteří mají zájem, kteří mají přímou souvislost s projednávanou problematikou; 4. Diskuse se neliší od hlavního tématu; 5. Výsledkem jednání bylo stanovení okamžitých plánů a předání konkrétních pokynů zaměstnancům, na které by měl manažer osobně dohlížet, zejména pokud organizace dosud nevytvořila mechanismus pořádání účinných schůzek.
Krok 2
Formulujte hlavní téma schůzky. Mělo by to být relevantní a srozumitelné pro zaměstnance. Je velmi důležité, aby pracovní setkání mělo konkrétní cíl: vypracovat plán akcí, schválit rozhodnutí, předložit nápad atd. Neměli byste například mluvit o globální ekonomické krizi, pokud má vaše reklamní agentura méně zákazníků. V tomto případě by se setkání mělo věnovat rozšíření nabídky služeb a změně systému slev.
Krok 3
Připravte podrobný program schůzky. V něm uveďte hlavní téma, otázky, které mají být projednány, jména řečníků, složení pozvaných, datum, čas a místo konání akce. Každý bod programu by měl podrobně popisovat hlavní téma schůzky, odrážet některé její aspekty. Otázky lze seskupovat buď podle principu „od jednoduchého po složitý“, nebo v analytickém pořadí - „současná situace - její původ - možná řešení“.
Krok 4
Připojte k programu časovou osu schůzky. V něm určete čas pro hlavní řečníky, informace od spolurozhodců, pro vyjasnění otázek a pro diskusi. Vypracujte harmonogramy i pro malé servisní schůzky. Naučíte sebe i své zaměstnance vážit si pracovní dobu, dodržovat termíny a vyjadřovat myšlenky jasně a k věci.
Krok 5
Seznamte zaměstnance s agendou předem. Zašlete to firemním e-mailem nebo rozdejte všem, které pozvete na schůzku. Požádejte všechny, aby se připravili na diskusi. Zdůrazněte, co očekáváte od každého účastníka nabídky v rámci jeho kompetencí.
Krok 6
Začněte schůzku vlastním krátkým rozhovorem. Během 3–5 minut řekněte o důvodu, který vás vedl k uspořádání této schůzky, a o výsledku, kterého chcete dosáhnout. Poté seznamte účastníky s agendou a pracovním plánem.
Krok 7
Vést diskusi. Udržujte přátelskou, ale konstruktivní diskusi. Povzbuďte každého účastníka schůzky, aby vyjádřil svůj názor, obraťte se na „tiché“s osobními otázkami, které vyžadují podrobnou odpověď. Taktně, ale pevně se snažte odvrátit konverzaci od hlavního problému. Shrňte mezisoučty pro každou otázku.
Krok 8
Na konci schůzky znovu vyjádřete rozhodnutí a pokyny dané zaměstnancům. Zajistěte, aby všichni účastníci rozuměli svým úkolům a pamatovali si své termíny. Zaznamenejte důležité body do protokolu. Jeho kopii zašlete odborníkům odpovědným za provádění příkazů a zaměstnancům zapojeným do provádění přijatých rozhodnutí.
