Při vypracovávání personálních objednávek je nutné věnovat velkou pozornost jejich právnímu významu. Aby byly právně závazné, musí obsahovat řadu nezbytných podrobností, včetně registračního rejstříku nebo jinými slovy čísla dokumentu. Pravidla pro registraci objednávek jsou určována místním dokumentem instituce, ale existují i obecná pravidla.
Instrukce
Krok 1
Pořadové číslo objednávky pro personál je také její registrační číslo (index). Číslování všech objednávek (objednávek) pro zaměstnance by mělo být během kancelářského roku vedeno zvlášť pro každou skupinu správních dokumentů ve zvláštních registračních formulářích.
Obchodní rok se obvykle shoduje s kalendářním rokem (1. ledna - 31. prosince). Existují však výjimky, například instituce kultury, vzdělávání atd., Ve kterých začíná kancelářský rok 1. září.
Krok 2
Nejprve rozdělte všechny objednávky do samostatných skupin. Rozdělte papíry podle doby jejich použitelnosti na dokumenty dlouhodobého skladování a dokumenty krátkodobého skladování.
Ve velkých organizacích s velkým počtem zaměstnanců pro větší pohodlí vyberte několik skupin na homogenním subjektu v rámci řady objednávek se stejnou dobou skladování.
Například dokumenty pro dlouhodobé skladování lze rozdělit do skupin: objednávky pro přijetí, objednávky pro propuštění, objednávky pro převod. A papíry krátkodobého skladování lze rozdělit do sérií: objednávky na dovolenou, objednávky na služební cesty.
V organizacích s velmi velkým počtem zaměstnanců je někdy nutné vypracovat dopisní označení objednávek pro každou kategorii zaměstnanců.
Krok 3
Dále každou z těchto skupin objednávek zaregistrujte na personálu ve zvláštních formulářích. Jako registrační formulář můžete použít deník, registrační a kontrolní karty nebo elektronický systém správy dokumentů. Každá z těchto forem má své výhody i nevýhody.
Registrační a kontrolní karty a elektronické podatelny, které se obvykle navzájem duplikují, jsou pro organizaci a vyhledávání pohodlnější. Protokoly poskytují větší zabezpečení informací.
Registrační formuláře nemají přísný standard, ale obvykle obsahují následující informace:
- datum;
- sériové číslo objednávky;
- kdo podepsal (pozice, příjmení);
- shrnutí objednávky;
- základna;
- umělec.
Krok 4
Nyní, chcete-li číslovat objednávky podle rámce, stačí nahlédnout do příslušného deníku a přiřadit dalšímu indexu dokumentu.
