Personální zajištění je organizační dokument, který odráží počet zaměstnanců, pracovní pozice, výši plateb (platy a příspěvky). Usnesení Výboru pro státní statistiku č. 1 ze dne 5. 1. 2004. byl schválen jednotný formulář, který vyplňuje osoba odpovědná za jeho údržbu (může to být ekonom, účetní, HR specialista). Ke změně v personální tabulce dochází při vyloučení nebo nástupu pozic, snížení počtu zaměstnanců, změně mezd. Obecný postup provádění změn je následující:
Instrukce
Krok 1
Vedoucí strukturální jednotky (personální oddělení) se přihlásí s poznámkou k vedoucímu, ve které uvede potřebu snížit nebo zavést pozici, což dává ekonomické zdůvodnění.
Krok 2
Vedoucí organizace činí rozhodnutí, které je formalizováno příkazem. Objednávka odráží konkrétní změny v personální tabulce (názvy pracovních míst, změny v platebním systému) a také důvody těchto změn.
Krok 3
Je vytvořen a schválen nový personální stůl, který je zaveden na základě pořadí vedoucího, je uvedena doba jeho platnosti harmonogramu. Jedna objednávka může obsahovat seznam všech pozic, které podléhají redukci, stejně jako všechny ostatní změny.
Krok 4
Oddělení organizace a zaměstnanci, kterých se změny týkají, musí být seznámeni s objednávkou proti podpisu. Při změně základních podmínek pracovní smlouvy (pracovní zařazení, výše odměny) by s nimi měl být zaměstnanec seznámen alespoň dva měsíce předem.
