Odchozí dokumenty jsou oficiální dopisy, které organizace zasílá adresátům třetích stran (dodavatelům, spotřebitelům, regulačním úřadům atd.) Nebo kolegům z jiných měst. Za zpracování této korespondence jsou zpravidla odpovědní dva zaměstnanci: kompilátor a úředník. První je zodpovědný za přípravu a odsouhlasení textu. Druhý zaregistruje dopis, odešle originál na místo určení a uloží servisní kopii.
Nezbytné
- - formulář společnosti;
- - počítač, na kterém je nainstalován textový editor;
- - deník registrace odchozí dokumentace.
Instrukce
Krok 1
Pokud jste překladač
Připravte koncept dokumentu. Odchozí dopisy mohou být proaktivní a pohotové. V prvním případě zahájíte (iniciujete) korespondenci s jinou organizací nebo konkrétní osobou o jakémkoli oficiálním vydání. Dopis odpovědi musí obsahovat informace odpovídající přijatému požadavku.
Krok 2
Dopis vytiskněte duplikátně na hlavičkový papír vaší organizace. Ujistěte se, že je horní část dokumentu, takzvaná „záhlaví“, správně naformátována. Kromě podrobností o společnosti, které se nacházejí na formuláři vpravo, obsahuje údaje adresáta a záhlaví dopisu.
Krok 3
V levém horním rohu zadejte název, iniciály a příjmení osoby, které je dokument určen, adresa organizace nebo jednotlivce. Postup pro zadání informací by měl být přesně stejný, například:
„Generálnímu řediteli LLC„ Volna “
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, kancelář čtrnáct, Saratov, 109235.
Krok 4
Vpravo pod podrobnosti o vaší organizaci vložte název dopisu. Mělo by to být krátké a jasně odrážející obsah textu. Například: „Při provádění plánované kontroly hygienického stavu budovy“nebo „Při poskytování informací o domech, které potřebují větší opravy.“
Krok 5
Začněte hlavní text tím, že oslovíte adresáta a uvedete důvod, proč mu je tento dopis zaslán. Například: „Vážený Ivan Ivanovič! O plánované kontrole hygienického stavu pronajaté budovy vás informujeme 14. ledna 2011 “.
Krok 6
Pokud jsou k odchozímu dokumentu přílohy, uveďte je za hlavním textem, například: „Příloha na 3 stranách. v 1 kopii. “V dolní části poslední stránky textu by měl být uveden původce dokumentu. Autor dopisu zpravidla zadává své příjmení, iniciály a pracovní telefon menší než hlavní písmo.
Krok 7
Zkontrolujte dopis s osobami s rozhodovací pravomocí ve vaší organizaci v jakémkoli směru. Například dokumenty týkající se vynakládání finančních prostředků schvaluje účetní a odpovědi na žádost daňového úřadu podepisuje právník. Zaměstnanci organizace, kteří dopis schválí, umístí své osobní podpisy s přepisem na druhou kopii na konci textu pod místo pro víza hlavy. Po obdržení potřebných schválení je odchozí dokument podepsán vedoucím organizace.
Krok 8
Odeslat odsouhlasený a podepsaný dokument úředníkovi. Pokud si chcete kopii ponechat, vytiskněte si další kopii. Požádejte úředníka, aby na něj vložil odchozí číslo.
Krok 9
Pokud jste úředník
Přijměte odchozí dopis od původce. Zkontrolujte dostupnost a správnost hlavních údajů, schvalovací víza, informace o tvůrci a podpis manažera. Věnujte pozornost přítomnosti příloh dopisu.
Krok 10
Zaznamenejte informace o dokumentu do protokolu odchozí pošty. Pokud vaše organizace přešla na elektronickou správu dokumentů, postupujte podle pokynů pro údržbu databáze. Pro tradiční papírový deník neexistují žádná přísná pravidla registrace. V praxi se však nejčastěji používá tabulka s následujícími sloupci:
- datum;
- číslo odchozího dokladu;
- adresát;
- shrnutí (název);
- původce dokumentu;
- Poznámka.
Krok 11
Odchozí číslo je vytvořeno následovně. Nejprve zadejte skladové číslo složky, kde jsou uloženy kopie odchozích zpráv. Napište sériové číslo konkrétního písmene pomlčkou nebo lomítkem. Získáte: „01-14-256“nebo „01-14 / 256“, kde 01-14 je číslo případu, 256 je číslo dokumentu.
Krok 12
Zadejte odchozí číslo do zvláštního řádku formuláře. U dopisu s odpovědí nezapomeňte uvést také číslo příchozího dokumentu, ke kterému je přidružen. Zalepte první kopii dopisu (bez schvalovacích víz) v obálce a odešlete ji adresátovi. Vložte kopii dokumentu do příslušné složky se soubory.
