Zápis je dokument, který zaznamenává průběh diskuse a rozhodnutí učiněná na schůzích, schůzích nebo konferencích. Zápisy se sestavují na základě záznamů, které se uchovávají během zaznamenávané události. Může to být přepis, zvukový záznam nebo návrh poznámky sekretářky. Používá se také program jednání, abstrakty projevů, návrhy rozhodnutí a seznamy účastníků. Podle pravidel je zápis sepsán do tří dnů po schůzi.
Instrukce
Krok 1
První řádek je celé jméno podniku, kde se schůze konala. Druhý řádek je slovo „PROTOKOL“velkými písmeny. Poté - datum zápisu (nezapomeňte, že se jedná o datum schůzky, nikoli o den, kdy byl dokument vyhotoven), jeho registrační číslo a město, kde byl dokument vypracován. Poté je napsán název - v levém rohu velkým písmenem uveďte definici typu schůzky dohodnuté v genitivním případě slovem „zápis“. Například „Setkání vedoucích strukturálních divizí“.
Krok 2
Další částí je úvod do protokolu. Za nadpis z odstavce napište „Předseda:“a uveďte příjmení a iniciály, zaznamená se také celé jméno „Tajemník:“. Na nový řádek napište „Attended:“a uveďte jména a iniciály účastníků v abecedním pořadí. Pokud existují třetí strany (nikoli zaměstnanci organizace), přidejte řádek „Pozvaní:“se seznamem jmen a organizací pozvaných. Pokud je více než 10 účastníků, neuvádějte je v protokolu, ale napište za „Zúčastnil se:“celkový počet osob a frázi „seznam je přiložen“. Seznam je nedílnou součástí protokolu. Do pole si zapište očíslovaný seznam diskutovaných problémů s uvedením jmen řečníků.
Krok 3
Text hlavní části zápisu se skládá z částí popisujících průběh diskuse pod každým bodem programu. Počet sekcí odpovídá počtu bodů na pořadu jednání, každá sekce se skládá z částí „POSLOUCHÁNO“, „HOVORENO“, „ROZHODNUTO“. Pokud usnesení zahrnuje hlasování, napište po formulaci rozhodnutí „jednomyslně“nebo například „pro - 5, proti - 1, zdržel se - 2“. Rozhodnutí je formulováno imperativně, s uvedením odpovědného (exekutora) a termínu.
Krok 4
Po registraci je protokol podepsán předsedou a tajemníkem.
