Rozhodnutí kteréhokoli zasedání je právně závazné, pouze pokud je formalizováno v zápisu. Zápisy z rodičovských schůzek, schůzí vlastníků domů nebo akcionářů se samozřejmě liší obsahem, ale požadavky na formulář jsou vždy přibližně stejné.
Pište na koncept
Není vždy vhodné psát na počítači během schůzky, takže zápis lze nejdříve napsat na koncept. Některé informace lze zadat před zahájením schůzky. Nahoře napište slovo „Minuty“, hned pod - název schůzky a datum. Ještě níže nalevo napište slovo „Navštěvováno“. Pokud se očekává, že rozhodnutí bude učiněno kvalifikovanou nebo prostou většinou soupisky, uveďte, kolik lidí mělo být přítomno. To je důležité například při schůzce majitelů domů, kteří musí rozhodnout o tom, jak spravovat dům, vybírat peníze na velké opravy atd. Napište svoji agendu níže. Pokud máte v úmyslu diskutovat o problémech, o kterých dosud nevíte, přidejte položku „Různé“. V některých případech by měl být stanoven časový limit.
Po zahájení schůzky
Napište, kolik lidí je přítomných a kolik by jich mělo být. Pod agendu napište slovo „Poslechnuto“a vložte dvojtečku. Napište si otázky, jména řečníků a shrnutí projevů, bod po bodu. Řečníky mohou být požádány, aby přednesly své projevy předem. Zaznamenejte do zápisu otázky kladené každému přednášejícímu a odpovědi. Pokud jde o řešení, lze je zadat po každé otázce nebo jako jeden blok v dolní části protokolu. Určitě uveďte, kolik lidí hlasovalo „pro“, „proti“, kolik se zdrželo hlasování. Do rozhodnutí napište jména předsedy a tajemníka a uveďte datum. V některých případech je nutné uvést jména všech členů prezidia.
Zadejte text do počítače
Při psaní na počítači sekretářka obvykle upravuje text. Zkuste to upravit tak, aby to neporušilo význam. To platí zejména pro rozhodnutí. Neexistuje jednotný formulář pro registraci protokolů, ale obvykle platí následující pravidla:
- text je psán ve velikosti 14 bodů s jedním nebo jedním a půl intervaly;
- zarovnání hlavního textu - na obou stranách;
- zarovnání názvu - na střed, počet účastníků - vpravo;
- odstavce začínají červenou čárou.
Napište text, nezapomeňte ponechat prostor pro podpisy předsedy a tajemníka a uložit přepisy podpisů. Datum vložte do dolní části. Vytiskněte zápis a nechte jej podepsat předsedou a tajemníkem. Existují případy, kdy se schůze koná v nepřítomnosti. V tomto případě nejsou texty projevů psány. Zbytek protokolu je sestaven stejným způsobem.
