Setkání jsou podstatnou součástí obchodního života. Je to nástroj pro monitorování, stanovení cílů řízení a implementaci zpětné vazby. Na schůzi jsou vypracovávány zprávy a informace o aktuálním stavu věcí. Jeho účastníci mají příležitost vzájemně se domlouvat a nakonec učinit rozhodnutí nezbytná pro úspěšné splnění zadaných úkolů.
Instrukce
Krok 1
Definujte účel schůzky. Jeho účastníci se mohou například sejít, provést předběžnou výměnu názorů, poslechnout si zprávu o stavu věcí, připravit doporučení pro řešení případných problémů nebo tyto problémy přijmout. Téma schůzky by mělo zajímat každého účastníka schůzky.
Krok 2
Vytvořte program schůzky. V něm uveďte seznam otázek, které si během něj musíte vyslechnout a probrat je. Diskutovat by se mělo pouze o těch problémech, které nelze vyřešit v provozuschopném stavu. Zašlete předběžný program schůzky všem účastníkům a poslechněte si jejich přání a komentáře k tématu a programu schůzky. Upravte program s přihlédnutím k vyjádřeným přáním.
Krok 3
Rozhodněte o místě, čase a režimu schůzky. Určete řečníky a kontaktní místa pro každý bod pořadu jednání. Požádejte přednášející, aby předložili své abstrakty předem. Určete harmonogram schůzky, uveďte čas vyhrazený pro diskusi o každém čísle. Zašlete závěrečný program schůzky a program každému účastníkovi.
Krok 4
V případě potřeby zašlete účastníkům abstrakty zpráv, které budou na schůzi předloženy, návrhy rozhodnutí, která mají být přijata, informační poznámky a analytické materiály.
Krok 5
Zvažte otázku, jak nejlépe posadit účastníky schůzky, aby se minimalizovala možnost vzniku konfliktních situací. Psychologové si všimli, že častěji lidé, kteří sedí proti sobě, vstupují do konfliktů a sporů, méně často ti, kteří sedí vedle sebe. Zvažte tento faktor.
Krok 6
Určete předsedu, který bude schopen vést schůzi tak, aby všechny problémy byly vyřešeny optimálním způsobem a v co nejkratší době. K tomu musí poskytnout konstruktivní rozhodnutí od každého účastníka schůzky a učinit diskusi věcnou.
Krok 7
Zajistěte přísné pořadí provádění programu schůzky, která bude docela úspěšná a rozhodnutí na ní přijatá budou účinná.
