Na konci schůze by měl být sepsán protokol, který stanoví program jednání, přijatá rozhodnutí, podmínky, za kterých budou prováděna atd. Je důležité vypracovat zápis bezprostředně po schůzi, a neodkládejte „na později“. Je dobré, když profesionální sekretářka může vést zápis. Pokud tomu tak není, mohou to udělat i jiné osoby, které znají určitá pravidla pro vedení zápisů ze schůzek.
Instrukce
Krok 1
Osoba, která pořizuje zápis ze schůze, si musí být vědoma všech rozhodnutí z minulých schůzek, aby pochopila logiku učiněných rozhodnutí. Pokud pořizujete zápis ze schůzky, pořiďte si kopie zápisu z několika předchozích schůzek. Na schůzi okamžitě zdokumentujte body pořadu jednání.
Krok 2
Vedle každého bodu programu si zapište všechny myšlenky, které byly během jednání vyjádřeny. To lze provést krátce, protože zápis bude dokončen ne během schůzky, ale až po ní. Smyslem těchto poznámek je, že s nimi vám neunikne ani jedna důležitá myšlenka. Zapište si také jména těch, kteří mluví, aby si pamatovali, kdo co řekl a na jaké téma. Pište pouze fakta z prohlášení, nikoli osobní názory nebo domněnky.
Krok 3
Samotné provedení protokolu by mělo proběhnout bezprostředně po jednání, aby se nezapomínalo na důležité body nebo se neztratily záznamy. Zápis by měl obsahovat stručný popis schůzky v obchodním stylu. K tomu použijte nepřímou řeč, napište vše v minulém čase: „II. Ivanov poznamenal, že …“.
Krok 4
Obsah protokolu by měl sestávat z:
1. „čepice“označující účel a datum schůzky, někdy také uvádějící počáteční čas schůzky;
2. seznamy přítomných a nepřítomných;
3. souhrn přijatých rozhodnutí - s uvedením iniciátorů těchto rozhodnutí.
