Při přípravě společného projektu mezi různými organizacemi nebo divizemi jednoho podniku je často nutné projednat jednotlivé podrobnosti a podmínky implementace. V tomto případě je spuštěn koordinační mechanismus, který umožňuje s přihlédnutím k zájmům stran vypracovat společný postoj k celému seznamu otázek. Vzhled takového dopisu podléhá obecným zákonům o kancelářské práci, má však určité zvláštnosti.
Instrukce
Krok 1
Připravte seznam otázek, na kterých se budete muset dohodnout. Dopis obsahující takové podmínky je zpravidla nezávislým dokumentem předcházejícím uzavření hlavní smlouvy. V některých případech může být použit jako interní dokument nezbytný k vytvoření obecného řešení a vyžadujícího potvrzení o způsobilosti od různých služeb (bezpečnostní, právní, finanční, design atd.). V ostatních případech je připravena diskutovat o kontroverzních otázkách s partnerskými organizacemi při práci na společném projektu.
Krok 2
K vypracování odvolání proti protistraně budete potřebovat její podrobnosti a samotné podmínky, které podléhají dohodě. Začněte dopis zadáním adresáta v pravém horním rohu (název partnerské organizace, titul, příjmení a iniciály odpovědné osoby). Zde stručně informujte předmět dopisu „o schválení …“. V takovém případě nemusíte psát název dokumentu. První fráze dopisu bude výzvou jménem a patronymem k osobě odpovědné za vývoj části projektu, kterou jejich organizace vede. Samozřejmě nezapomeňte přidat slovo „Vážení“. Dále požádejte, abyste zvážili navrhované podmínky, uveďte jejich seznam a rozhodněte o schválení.
Krok 3
V závěrečné části dopisu informujte o lhůtě, v níž je nutné dohodu provést, provést nezbytné změny nebo přijmout návrh v plném rozsahu. Poté následuje datum dopisu, podpis odpovědné osoby a její přepis v závorkách.
Krok 4
Pamatujte, že schvalovací dopis může být buď hlavním dokumentem zajišťujícím podmínky předběžné dohody, nebo průvodním dokumentem. Dopis, ke kterému bude připojen protokol o schválení nebo jiný dokument ve formě seznamu nebo seznamu, bude muset obsahovat položku „Dodatek“. V něm pojmenujte přiložené dokumenty (které byly dříve očíslovány) navržené ke shodě stran.
