Údržba speciální dokumentace je nedílnou součástí personálního oddělení podniku. Zároveň je pro každého zaměstnance povinný osobní spis. V budoucnu budou osobní soubory archivovány ve speciálních složkách.
Nezbytné
- - osobní dokumenty zaměstnance;
- - seznam dokumentů;
- - složka pro osobní složku.
Instrukce
Krok 1
Okamžitě po přijetí do zaměstnání začněte registrovat osobní složku zaměstnance. Pro podání případu neexistuje jednotný formulář, takže si jej můžete vytvořit sami. V případě potřeby vytvořte kopie pasu zaměstnance, osvědčení o důchodovém pojištění, osvědčení TIN a dalších osobních dokladů, například lékařského osvědčení a řidičského průkazu.
Krok 2
Navrhněte obal pro svůj osobní pořadač. Uveďte název vaší organizace v souladu s dokumenty, ze kterých je složena, uveďte pořadové číslo případu a datum jeho přípravy. Můžete také napsat dobu trvání pracovní smlouvy se zaměstnancem. Ponechejte prostor pro poznámky o propuštění, převodu atd. Ve středu obálky umístěte příjmení, jméno a příjmení zaměstnance v plném rozsahu, jeho pozici.
Krok 3
První stránka osobního spisu by měla obsahovat soupis dostupných dokumentů zaměstnance. Nejlepší je sestavit inventář v elektronické podobě. Nezapomeňte uvést jméno oprávněného zaměstnance a datum inventury. Informace o dostupných dokumentech lze umístit ve formě tabulky s uvedením počtu každého z nich a nezbytných poznámek. Ve spodní části inventáře by měly být podpisy kompilátoru a zaměstnance, pro kterého se osobní soubor kompiluje. Za seznam připojte kopie existujících dokumentů. Poté následují všechny dokumenty týkající se pracovního postupu, například objednávka na dovolenou, dohody o změnách v pracovní smlouvě atd.
Krok 4
Vložte svůj osobní soubor do složky archivu. Tyto dokumenty by měl uchovávat personální specialista nebo ředitel společnosti s omezeným přístupem k údajům. Zaměstnanci mohou obdržet kterýkoli z dokumentů v osobním spisu po dohodě s vedoucím a pod osobním potvrzením. Když je zaměstnanec propuštěn nebo přemístěn, osobní spis je přenesen do zvláštního archivu o bývalých zaměstnancích společnosti.
