Někteří zaměstnavatelé používají k uchování osobních údajů zaměstnanců tzv. Osobní soubory. Podle článku 85 zákoníku práce musí pracovníci přijímat, ukládat a kombinovat informace o každém zaměstnanci. K tomu je vhodné použít takové osobní soubory. Jaké je pořadí jejich registrace?
Instrukce
Krok 1
Nejprve je třeba vyjasnit, že správa osobních spisů není pro organizace povinným dokumentem, ale pokud se ji rozhodnete použít, budete se muset řídit pravidly kancelářské práce.
Krok 2
Když je zaměstnanec najat, vydá manažer příkaz (instrukci) ve tvaru č. T-1. Na základě tohoto dokumentu vygenerujte osobní kartu pro nového zaměstnance (formulář č. T-2).
Krok 3
K vyplnění tohoto formuláře budete potřebovat následující dokumenty: pas, pracovní knihu, osvědčení o registraci (TIN), osvědčení o pojištění, vojenské ID (pokud existuje), osvědčení nebo diplom a další doklady, například pro řidiče - a řidičský průkaz, pro kuchaře - lékařskou knihu atd.
Krok 4
Pořiďte si kopie všech výše uvedených dokumentů a uložte je do osobního souboru v chronologickém pořadí. Tento archiv je uložen v personálním oddělení nebo v účetním oddělení, veškeré změny provádějí pouze odpovědné osoby. Mějte však na paměti, že pracovní kniha není součástí osobního souboru, musí být uložena samostatně v trezoru nebo pod zámkem. Odpovědné osoby za bezpečnost těchto dokumentů jsou jmenovány samostatnou objednávkou.
Krok 5
Seznamte všechny dokumenty v inventáři, proveďte změny ve zvláštním sloupci „Přílohy“. Obsahuje také pořadová čísla dokumentů, počet listů každého z nich a datum přijetí.
Krok 6
Některé dokumenty z osobního spisu jsou dotazník, autobiografie, písemná vysvětlení a případná prohlášení. Pamatujte, že archiv se nepřevádí samotnému zaměstnanci, ai když je to nutné, může zaměstnanec nahlédnout do osobního spisu pouze za přítomnosti odpovědné osoby.
Krok 7
Po vytvoření pouzdra vyplňte titulní stránku. Za tímto účelem ve středu uprostřed napište sériové číslo tohoto archivu, název organizace, pozici zaměstnance a jeho celé jméno.
