Vlastnost jako dokument plní funkce potvrzování osobních údajů osoby, seznámení s jejími osobními a obchodními vlastnostmi, určování charakteristik charakteru a chování. Každá z funkcí se projevuje určitým způsobem, v závislosti na místě, kde je charakteristika prezentována.
Funkce charakteristiky jako dokumentu předurčuje její účel v závislosti na místě prezentace. Může o něj tedy požádat zaměstnavatel, když se uchází o nové zaměstnání, opatrovnické orgány při posuzování žádosti o poručenství, soudní a vyšetřovací orgány při provádění trestního řízení, banky při rozhodování o poskytnutí velké půjčky. Zpravidla je charakteristika požadována od místa výkonu práce, studia, v některých případech je vyžadována charakteristika domácnosti od místa bydliště konkrétního občana (v tomto případě se obvykle obrací na sousedy). Obecnou funkcí charakteristiky je potvrdit osobní údaje konkrétní osoby. V některých případech také slouží k seznámení s obchodem, osobními vlastnostmi, určení specifických vlastností postavy, chování v každodenním životě, v týmu.
Seznámení s obchodními kvalitami občana
Tato funkce charakteristiky se projevuje, když je poskytována pro zaměstnání, v bankách a částečně - v opatrovnických a poručenských úřadech. Dokument se obvykle vydává z místa výkonu práce (v případě zaměstnání - předchozími zaměstnavateli), popisuje znalosti, dovednosti a schopnosti zaměstnance, jeho pracovní úspěchy a úspěchy, pracovní zkušenosti v konkrétním oboru. Takové charakteristiky mají zpravidla typickou strukturu, takže je mnoho moderních zaměstnavatelů nahrazuje doporučujícími dopisy, které se příznivě vyznačují volnějším stylem prezentace. Úvěrové organizace mohou požádat o profil, který určí pozici žadatele o půjčku ve společnosti, přístup kolegů a vedení k němu. Opatrovnické orgány se více zajímají o osobní a každodenní kvality občana, proto obchodní kvality nehodnotí jako prioritu.
Studium osobnostních rysů, chování a životního stylu
Tuto funkci plní charakteristika na žádost státních orgánů, kterými jsou nejčastěji soudy a vyšetřovací útvary. V tomto případě se charakteristika osobnosti podezřelého, obviněného, může stát důležitým faktorem, který pozitivně nebo negativně ovlivní závažnost uloženého trestu, zvolenou míru omezení. Takový dokument lze požadovat nejen od místa výkonu práce, ale také od místa trvalého pobytu, protože jsou důležité také každodenní vlastnosti konkrétní osoby, vlastnosti jejího chování, životní styl.
