Existuje názor, že setkání je událost, kterou lze připravit spontánně. Ve skutečnosti tato forma obchodní interakce vyžaduje seriózní administrativní školení.
Téma setkání
Důvod schůzky by měl formulovat iniciátor. V této funkci není v žádném případě vždy nejdůležitějším účastníkem schůzky. Vzhledem k tomu, že schůzky mohou být vnitropodnikové a se zapojením široké škály pozvaných, je důležité definovat téma tak, aby přilákalo všechny lidi potřebné pro dialog.
Technickou formulaci tématu obvykle řeší administrativní pracovníci nebo přímo sekretář schůze. Program jednání vyplývá z daného tématu. Tento dokument obsahuje všechny problémy, které jsou plánovány k diskusi. Po předchozí dohodě je ke každé otázce přidělen řečník, kterému je přidělen časový limit pro projev bez zohlednění debaty. Termín diskuse je stanoven v agendě samostatně.
Pro lepší pochopení problematiky nebude nadbytečné připravovat podklady, které obsahují krátké reference, statistiky nebo jakékoli jiné informační informace. Sekretářka připravuje tyto materiály s každým řečníkem zvlášť.
Konečnou fází dokumentární přípravy je vypracování návrhů rozhodnutí o každé otázce. Tento dokument představuje zpravodaje navrhovaná řešení založená na diskusi. Zaznamenávají poslední věty předložené řečníky. Pokud účastníci nesouhlasí s možností v návrhu rozhodnutí, dokument opraví tajemník.
Pozvané osoby
Pořad jednání do značné míry určuje přibližný seznam osob, které by měly být pozvány k řešení nastolených problémů. Produktivním způsobem je tedy pozvat lidi, kteří mají k řečníkovi opačný názor. V tomto případě setkání slouží jako „kulatý stůl“pro strany ve sporné situaci.
Účastníci schůzky jsou informováni jakýmkoli dostupným způsobem - telefonním hovorem, e-mailem nebo osobním pozváním. Celý balíček dokumentů musí být předem předán všem zúčastněným osobám, aby měly možnost předem se s materiály seznámit.
Vedení schůzky
Schůze se musí účastnit sekretářka. Jeho úkolem je po diskusi vypracovat protokol. Při přípravě dokumentu není důležitá doslovná přesnost záznamu diskuse, ale reflexe klíčových projevů a konkrétních návrhů.
Aby se vyloučily možné nesrovnalosti, je lepší zaznamenat průběh schůzky na diktafon. O zahájení záznamu musí být informováni všichni účastníci.
