V době velkého počtu aplikací pro vytváření seznamů úkolů stále mnoho lidí upřednostňuje papírovou verzi takových seznamů úkolů, ale zpravidla čelí řadě problémů v souvislosti se správnou formulací úkolů.
Při vytváření dalšího seznamu věcí, které lze dělat během dne, se lidé potýkají se dvěma problémy. V prvním případě popisují úkol velmi stručně, přičemž vynechávají i nezbytné podrobnosti. V druhém případě se popis ukáže jako zbytečně podrobný, plný podrobností, ale samotná podstata úkolu unikne. Jak tedy najít rovnováhu mezi stručností a účinným informačním obsahem?
Nejjednodušší je vytvořit úkol tak, jako byste ho psali ne pro sebe, ale pro někoho, koho znáte. Popis by měl být přiměřeně krátký a srozumitelný. Při stanovování úkolu jsme byli zcela posedlí myšlenkami souvisejícími s tímto úkolem a v důsledku příliš podrobného nebo příliš krátkého popisu se pro nás význam stává nepřístupným - koneckonců zapomínáme téměř na všechno, na co jsme při čas zadání úkolu. Přemýšlení o delegování úkolů vám umožňuje tento problém vyřešit.
Začněte cvičit správné nastavení problému hned teď. Představte si úkol, který musíte zítra splnit, a zapište si ho, aby někdo jiný okamžitě pochopil, o co jde. Konstatování problému by mělo být jasné, výstižné a mělo by obsahovat pouze základní podrobnosti, které jsou nepostradatelné - vše ostatní lze zanedbávat. Určitá variabilita úkolu vám navíc umožní, abyste se necítili svázáni rigidním rámcem, který hraje důležitou psychologickou roli.
