Některé organizace při své práci používají obchodní dopisy. Jedním z nich je potvrzovací dopis. Odesílá se za účelem potvrzení přijetí veškerých materiálů, informací a dalších dokumentů. Je vypracován písemně a v jakékoli formě. Jaký je postup při sestavování tohoto dopisu?
Instrukce
Krok 1
Vyplňte potvrzovací dopis na hlavičkovém papíře organizace, samozřejmě to není nutné, ale bude to lepší. V pravém horním rohu uveďte podrobnosti o vaší organizaci, níže napište, komu je tento dokument určen, například generální ředitel společnosti Vostok LLC Ivanov Ivanovič.
Krok 2
Mnoho organizací zaznamenává příchozí / odchozí zprávy do protokolů, proto je vhodné uvést pořadové číslo korespondence a datum kompilace. Ponechejte také prázdný řádek pro stejné podrobnosti adresáta.
Krok 3
Dále ve středu uveďte název, tj. Předmět dopisu, například o zvýšení cen za služby. Poté napište jméno nebo pozici osoby, o kterou se ucházíte, například Vážený pane Ivanovi. Pamatujte, že nejsou povoleny žádné zkratky.
Krok 4
Poté napište účel dopisu, například: „Informujeme vás, že jsme si přečetli váš ceník a jsme připraveni v budoucnu spolupracovat.“
Krok 5
Následuje hlavní část dopisu, ale není to nutné. Zde můžete určit podmínky, například při souhlasu se spoluprací a další informace.
Krok 6
Dále přichází závěrečná část potvrzovacího dopisu, jejíž obsah závisí na míře vašeho seznámení s adresátem, mohou to být fráze: „S pozdravem …“, „S pozdravem …“nebo „S přáním všeho nejlepšího… “.
Krok 7
K potvrzení lze vypracovat přílohy, například grafy, jakékoli výpočty. To se děje proto, aby nedošlo k přeplnění dopisu zbytečnými informacemi a aby bylo snadno čitelné. V textu stačí odkázat na tyto zdroje.
Krok 8
Na konec dopisu musí vedoucí dát podpis a pečeť organizace. Zašlete svůj obchodní dopis poštou nebo jej předejte osobně. Někteří lidé k tomu používají e-mail, což výrazně šetří čas.
