Pravidla obchodní etikety vyžadují, aby nezůstávaly nezodpovězené dopisy od kolegů a partnerů. Zvláštní roli v úřední korespondenci má potvrzovací dopis. Tento dokument upravuje předběžné dohody, fakta o přijímání a předávání jakýchkoli informací, přání účastnit se konkrétní události atd. Pro každý typ potvrzovacího dopisu existují dobře zavedené klíčové fráze.
Instrukce
Krok 1
Připravte standardní formulář A4 pro psaní potvrzovacího dopisu. V levém horním rohu nezapomeňte umístit informace o vaší organizaci: celé jméno, sídlo a PSČ, kontaktní čísla, registrační číslo primárního státu (OGRN) a další informace. V pravém horním rohu uveďte údaje adresáta: název organizace příjemce, pozice, příjmení a iniciály osoby, které je zaslán potvrzovací dopis, úplná poštovní adresa.
Krok 2
Formulujte název svého e-mailu. To příjemci usnadní identifikaci a usnadní organizaci v archivech vaší organizace. Název by měl být krátký a informativní, například: „Po přijetí smlouvy o dodávce od LLC“NNN”nebo“Po potvrzení účasti na semináři 02.02.2002”. Zadejte nadpis vlevo pod podrobnostmi o vaší organizaci.
Krok 3
Oddělte 2–3 řádky od nadpisu a napište zprávu adresátovi. Použijte standardní formulář oficiální adresy k obchodním partnerům: „Vážený Ivan Ivanovič!“nebo „Vážený pane Ivanovi!“
Krok 4
V hlavní části potvrzovacího dopisu stručně popište skutečnost, že vaše organizace obdržela jakékoli dokumenty, zboží nebo služby od adresáta. Znění by mělo být lakonické a nemělo by přesahovat 1–2 věty: „AAA LLC potvrzuje přijetí 2 (dvou) kopií smlouvy o dodávkách ze dne 12. 2. 2011 č. 34“.
Krok 5
Pokud dopis potvrzuje dříve dosažené dohody, musíte stručně popsat jejich podstatu. Proběhla například konverzace mezi generálními řediteli podniků, ve které vyjádřili svůj záměr vzájemně výhodné spolupráce dosažené během jednání 29. ledna 2010. Zašlete prosím dokumenty potřebné k uzavření dohody. “
Krok 6
Ukončete potvrzovací dopis frází vyjadřující vděčnost a naději na dlouhodobou spolupráci. V případě potřeby si můžete také vyžádat další informace nebo dokumenty na konci dopisu: „Potvrzujeme naši účast na semináři o problémech životního prostředí 23. května 2008. Zašlete prosím účastnický dotazník na naši adresu.“
Krok 7
Vytiskněte dopis ve dvou vyhotoveních a podepište se vedoucím organizace. Jednu kopii zašlete adresátovi poštou, druhou - uložte do vlastního archivu.
