Sekretářka organizuje, distribuuje a zajišťuje činnost vedoucího. Nejprve je to asistent v různých organizačních záležitostech. Taková práce vyžaduje rychlé přepnutí z jednoho typu práce na jiný.
Sekretářka má spoustu povinností, ale spojuje je společný cíl: poskytnout manažerovi maximální pomoc při jeho práci a ušetřit čas. Sekretářka musí pracovat s dokumentací, telefonovat, faxovat, přijímat a distribuovat hovory, komunikovat s návštěvníky, organizovat schůzky, schůzky, služební cesty pro management.
Povinnosti tajemníka
V malých organizacích je sekretářka často pověřena funkcí úředníka. Mezi ně patří údržba a správa úředních dokumentů, příprava dokumentů, organizace provozu a činností s nimi, účetnictví a skladování.
Není-li objem příliš významný, odpovídá za to sekretářka. Pokud jsou objemy velmi velké, je zavedena pozice úředníka, což vyžaduje speciální vzdělání. Hlavní činností sekretářky je práce s kancelářským vybavením a dokumenty. Vyžaduje se opatrnost a přesnost.
Znalost cizích jazyků se stává převládajícím bodem. Při sestavování životopisu je nutné uvést úroveň jejich znalosti.
Vzdělání by se nemělo nutně lišit v konkrétní specializaci. Nezbytnou podmínkou je však její podstata spojená se schopností analyzovat data a hledat přístup k lidem.
V osobních kvalitách není nadbytečné zmínit vyrovnanost, organizaci a společenskost. Tajemník je tváří společnosti. Pozice je docela zodpovědná.
Mezi odpovědnosti patří distribuce telefonních hovorů, setkání s návštěvníky. Je obecně přijímáno považovat sekretářské práce za počáteční fázi kariérního žebříčku. Ale pro takový odrazový můstek je vyžadována poměrně vysoká úroveň vzdělání.
Vzhled sekretáře je vizitkou společnosti. Odpovědnosti mohou být omezeny pouze na podávání kávy a přijímání hovorů, ale je pravděpodobné, že se rozšíří do podoby vypracování důležitých dokumentů a organizace rekreace pro management a jeho rodinu.
Proto je důležité ve svém životopise označit úspěchy. To je povinné, i když na předchozím pracovním místě byla pozice kurýra. Zprávy o dosažených výsledcích dávají potenciálnímu zaměstnavateli pochopení, že uchazeč o zaměstnání umí dobře zhodnotit svou práci na pracovišti a dovednost zdůraznit klíčové body zkušenosti.
Úspěchy
Úspěchy jsou vždy orientační, protože proaktivní a produktivní zaměstnanci zajímají každého zaměstnavatele. Nejlepší je označit úspěchy pomocí konkrétních čísel nebo faktů.
Stačí zmínit několik klíčových bodů, ale opravdu významných a důležitých. To vám umožní zvýraznit hlavní věc bez přetížení sekce velkým množstvím informací. Při výčtu hlavních úspěchů je třeba zdůraznit, jaký přínos nebo přínos společnost získala.
Například uvedením úspěchu můžete větu zakončit větou, že implementace snížila náklady firmy o určitý počet procent. Je důležité správně popsat své úspěchy. Neměli byste ze svého životopisu udělat zdání popisu práce. I když je tento dokument považován za základ pro popis zkušenosti, má smysl pečlivě zkontrolovat všechna znění.
Někdy jsou úspěchy popsány v první osobě. Toto znění je mírně v rozporu s obecným konceptem obnovení. Lepší je zdržet se jejich používání. Pohodlnější a oprávněnější jsou možnosti „byla implementována“, „byla implementována strategie … která poskytla …“atd.
V průvodním dopise zaslaném s vaším životopisem se můžete odvolat na kterýkoli z vašich nejvýznamnějších úspěchů. Po přečtení takové zprávy se zaměstnavatel nebo vedoucí určitě bude chtít seznámit s přiloženým dokumentem.
Příklady a doporučení
Jejich úspěchy mohou být dokonce v rutinní práci. Mezi nimi jsou nejvíc vítězné:
- úspěšné absolvování několika šeků;
- zrychlení toku dokumentů v podniku zavedením a vývojem elektronické databáze společně s programovacím oddělením;
- organizace úspěšného přechodu velké společnosti z verze 7.7 „1C: Enterprise“na verzi 8.3;
- zvýšení efektivity plánovacího oddělení zavedením automatizace výpočtů, což zajistilo dvojnásobné snížení počtu zaměstnanců ekonomů.
Je důležité popsat, čeho bylo skutečně dosaženo. Úspěch hlavního účetního by neměl být přičítán, pokud jeho odpovědnosti nebyly součástí vykonávaných funkcí. A v některých případech je při změně typu činnosti nutné přiblížit vítězství novým úkolům kariérního růstu.
Profesionální úspěchy ukazují úkoly a cíle realizované v průběhu činností. Mohou být důsledkem projevu nezbytného souboru kvalit. Pro vůdce to znamená hodně.
Mezi úspěšnými možnostmi se tedy mohou objevit:
- koordinace práce vrcholných manažerů společnosti;
- příprava smluv, potřebná dokumentace k podpisu;
- příjem hovorů s jejich distribucí;
- odesílání, přijímání a registrace korespondence;
- setkání a koordinace hostů;
- pomoc a organizace firemních akcí;
- Cestovní podpora;
- administrativní podpora hlavy;
- zajištění všeho nezbytného pro plné fungování;
- koordinace činností úklidových a kurýrních služeb;
- odolnost vůči stresu a bezkonfliktnost, vynikající komunikační dovednosti;
- příjemný elegantní vzhled;
- dovednosti v používání kancelářského vybavení;
- schopnost pracovat s důvěrnými informacemi;
- držení PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook a dalších počítačových programů pro práci s e-mailem, „Consultant Plus“, Lotus na úrovni pokročilého uživatele.
Mezi příklady úspěšných životopisů patří ty, které identifikují a plní povinnosti. Rovněž má smysl informovat potenciálního zaměstnavatele o důvodech, kvůli nimž k oficiálnímu zaměstnání dříve nedošlo.
Důležitost indikování úspěchů
Varianta úspěšného označení potřebných kvalit s ohledem na požadavky na žadatele může být následující:
- organizace kancelářského života: objednávání vody, kávy, papírnictví, organizace opravy kancelářského vybavení, čištění;
- překlad dokumentace, včetně technické;
- práce s kancelářským vybavením;
- poradenství klientům ohledně služeb společnosti;
- organizace setkání VIP hostů;
- poskytuje příjemné a pohodlné pracovní prostředí.
Má smysl označovat skutečné důvody jako důvody pro opuštění předchozího pracoviště. Například práce bez oficiální registrace, na základě civilní pracovní smlouvy. Příslušný dokument musí být přiložen.
Jsou povoleny následující možnosti: při posuzování návrhů žádné objektivní důvody nevedly k zaměstnání;
- velká odlehlost místa budoucí práce od místa bydliště (je nepohodlné se tam dostat);
- nekonzistence povinností uvedená v oznámení;
- neprůhledné platební podmínky;
- nedodržování TC;
- rekvalifikace, volno, rodinné okolnosti.
V seznamu profesionálních dovedností a schopností jsou uvedeny ty, které přispívají k úspěchům. Může to být přijímání hovorů, jejich registrace s informováním manažera, vypracování pracovního plánu pro šéfa, provádění úkolů, vypracování servisních poznámek, práce s jakýmikoli dokumenty.
Je velmi dobré zmínit zkušenosti s vydáváním příkazů zaměstnancům od manažera a sledováním jejich realizace, sháněním dodavatelů pro jednotlivé úkoly, zajišťováním manažerských pracovišť potřebnými prostředky v podobě kancelářských potřeb, vybavení, usnadňujících rychlé vyřizování požadavků a návrhy zaměstnanců, vedení archivu spisů a dokumentů, zajištění jejich bezpečnosti, přesun do archivu, organizace pracovních cest pro vedoucího, objednávky letenek a vlaků, rezervace hotelů.
Důležitou součástí je profesní úspěch v životopisu. Nikdy byste to neměli zanedbávat, když si sami psáte životopis a doufáte, že uděláte na zaměstnavatele příznivý dojem. Z pracovních zkušeností skutečně vyzdvihují své zásluhy, účast na projektech, provádění jakýchkoli úkolů, pokročilé školení. Veškeré úspěchy lze zvýraznit v jakékoli oblasti činnosti.
Nebojte se trochu se pochválit. To pomůže učinit životopis zajímavým pro zaměstnavatele. Pozvánka na pohovor vás pak nenechá čekat.
