V některých organizacích jsou chvíle, kdy hlavní účetní z jakéhokoli důvodu odejde. Poté manažer najme nový. Nový zaměstnanec musí přirozeně před zahájením práce tyto dokumenty přijmout. Pořadí tohoto postupu není nikde stanoveno, je však třeba postupovat opatrně. Jak můžete přijmout dokumentaci, aniž byste si ublížili?
Instrukce
Krok 1
Nejprve musíte získat informace o tom, kdo dokumenty předá. Existují případy, kdy hlavní účetní již není na pracovišti, pak vše bude muset převzít vedoucí nebo zástupce hlavního účetního. V nepřítomnosti dříve pracujícího zaměstnance máte právo nepodepsat přejímací certifikát. Je složen v jakékoli formě.
Krok 2
Poté musí vedoucí podniku vydat příkaz ke jmenování nového hlavního účetního. V objednávce by mělo být rovněž uvedeno, od kdy se ujmete povinností hlavního účetního, například budete mít právo podepisovat atd.
Krok 3
Musíte se také seznámit s daty v počítači, porovnat některá z nich s papírovými nosiči, například s prodejní knihou. Poté objasněte, jaké údaje byste měli zadat.
Krok 4
Někdy se stane, že v počítačové základně jsou nějaká data, ale na papíře úplně jiná. Zůstatek je kompletně sestaven ze „stropu“. V tomto případě to vše musí být projednáno s manažerem, protože obnovení základny je časově velmi náročný a nákladný proces. Souhlasil by váš šéf s tím, že vám za to zaplatí bonus? V každém případě je nutné upozornit na možné problémy s finančními úřady, jinak na vás mohou létat všechny „velké paruky“.
Krok 5
Skvělým řešením by bylo, kdyby před ukončením činnosti hlavního účetního prošel audit, ale manažeři jej zpravidla nijak nespěchají.
Krok 6
Dokumentem, který se používá při předávání případů, je akt přijetí a předání. Zaznamenává všechny názvy dokumentů, počet složek, registrů, časopisů, stav databáze v počítači a další.
Krok 7
Pokud je kampaň velká a má celou skupinu účetních, není vhodné přenášet absolutně všechny dokumenty, například pokud existuje účetní, který se zabývá pouze platy, pak se neoplatí převádět platební dokumentaci.
Krok 8
Povinností hlavního účetního je vést vedení, daňové a účetní záznamy, podávat zprávy. Z toho vyplývá, že je nutné přenést pouze ty dokumenty, za které odpovídá hlavní účetní. Samozřejmě se můžete seznámit s jinými dokumenty, abych tak řekl, pro vlastní klid.
Krok 9
Měli byste se také seznámit s údržbou peněžní základny, to znamená zkontrolovat data, ujistit se, že jsou k dispozici, a podívat se na stav šekové knížky, běžného účtu. Pokladník musí kromě účetních podepsat akt o přijetí a předání dokumentů o peněžních transakcích.
Krok 10
Musí být přijaty všechny dokumenty za posledních 5 let. V případě, že organizace neprováděla kontrolu na místě po dobu 3 let, je třeba extrémně pečlivě zkontrolovat dokumenty pro toto období. Pokud jsou chyby nalezeny, opravte je, v případě potřeby odešlete aktualizovaná prohlášení. Udělejte to však tím, že o situaci informujete vedoucího organizace.
