V jakékoli organizaci, i malé, se vydává a ukládá mnoho různých objednávek a objednávek. Pokud jsou všechny zaregistrovány a zaregistrovány do jedné věci, pak to dříve či později povede ke zmatku. A je nepravděpodobné, že by zástupci kontrolních orgánů takové vedení záznamů schválili.
Instrukce
Krok 1
Abyste mohli správně rozdělit objednávky vydané v podniku, musíte se řídit následujícími dokumenty:
- schváleno Rosarkhivem „Seznam typických dokumentů řízení generovaných při činnostech organizace s uvedením doby uložení“;
- pokyny pro kancelářské práce (vypracované řídícím orgánem).
Na základě těchto dokumentů by měla být v každém podniku vytvořena nomenklatura případů. Na základě toho jsou rozděleny objednávky, pokyny a další dokumenty.
V závislosti na velikosti podniku a jeho struktuře lze rozvinutou nomenklaturu případů rozdělit na oddělení s uvedením písmenného kódu, nebo může být obecná.
V každém případě jsou všechny objednávky v podniku podmíněně rozděleny na objednávky hlavních a ekonomických činností a objednávky personálu.
Krok 2
Objednávky na hlavní a ekonomické činnosti zpravidla uchovává tajemník (není-li v samostatné objednávce uvedeno jinak). Je rovněž odpovědný za registraci, ukládání a archivaci těchto objednávek.
Dokumenty se liší z hlediska doby skladování. Objednávky na hlavní činnost podniku (na organizační strukturu, na schválení tabulky zaměstnanců, na provádění jejích změn atd.) Mají skladové řádky - neustále. Na konci kalendářního roku jsou předány do archivu podniku.
Objednávky týkající se ekonomických a provozních záležitostí jsou uchovávány po dobu 5 let. Jsou postupně očíslovány bez písmene. Pokud je objem objednávek vydaných v podniku velký, jsou v průběhu roku rozděleny na objemy. Po uplynutí doby skladování jsou zničeny registrací příslušného aktu.
Krok 3
Objednávky pro zaměstnance jsou zpracovávány a ukládány v oddělení personálního managementu podniku. Liší se také trvanlivostí.
Samostatným případem jsou objednávky na přijetí, propuštění a přeložení s dobou skladování 75 let. Zde se také podávají příkazy ke změně příjmení, dlouhodobé pracovní cesty, dlouhodobého dočasného převodu zaměstnanců atd. Tyto dokumenty jsou evidovány v deníku, mají průběžné číslování a písmena (nejčastěji „ls“, „k“). Na konci roku jsou tyto objednávky sešity do jedné složky spolu s registračním protokolem a předány do archivu.
Krok 4
Objednávky na dovolenou (pravidelné, bez výplaty atd.), Krátkodobé pracovní cesty a převody se vyhotovují v samostatném souboru, ukládají se po dobu 5 let. K číslování objednávky je přidáno písmeno (například „o“nebo kód oddělení).
Objednávky k vyzvednutí mají stejné období skladování. Doporučuje se však ukládat je samostatně, jako jsou doprovázeny analytickými materiály (vysvětlivky, zápisy, oznámení a rozhodnutí výboru odborů atd.).
Po uplynutí doby skladování jsou tyto objednávky zničeny.
Krok 5
Doporučuje se také uchovávat propagační objednávky samostatně (doba skladování - 75 let). V samostatném případě se podávají objednávky na podporu jak jejich vlastního podniku, tak nadřízeného. Případ se ukládá do archivu, jakmile je vytvořen.
