Pro účtování, oběh a ukládání různých dokumentů používají personální služby knihy objednávek, prázdnin, výpisů a referencí. Registrační protokoly jsou dokumenty pro interní použití a jsou uloženy v personálním oddělení organizace a za údržbu a ukládání těchto dokumentů je odpovědná speciálně jmenovaná osoba.
Instrukce
Krok 1
Použijte formulář objednávky schválený ministerstvem nebo si jej sami vytvořte. Vytvořte kryt z těžkého materiálu. Do středu listu napište název organizace a název knihy. Níže uveďte datum zahájení a ukončení protokolování. Na zadní obálce uveďte informace o osobě odpovědné za uložení a vyplnění dokladu: uveďte pozici, příjmení a iniciály zaměstnance.
Krok 2
Zajistěte, aby stránky nemohly být změněny nebo odstraněny z časopisu. Číslování a krajkování stránek knihy. Na poslední stránku vložte voskovou nebo tmelovou pečeť a poskytněte připravenou šablonu pro certifikaci vedoucímu personálního oddělení nebo vedoucímu organizace. Poznamenejte si: _ listy jsou v tomto deníku očíslovány, šněrovány a zapečetěny. Ředitel: _ (podpis, dešifrování podpisu). Datum: _ (den, měsíc, rok).
Krok 3
Vyberte vhodnou orientaci stránky (na šířku, na výšku) pro protokolování položek. V případě potřeby uspořádejte tabulku obsahující následující sloupce:
- pořadové číslo záznamu;
- datum vstupu;
- sériové číslo objednávky;
- pozice, příjmení a iniciály osoby, která objednávku podepsala;
- shrnutí objednávky.
Pokud vám nevyhovuje tabulkové zobrazení, uchovávejte záznamy ve volné formě. Nejdůležitější je dodržet pořadí přiřazování čísel podle dat schválení objednávek a odrážet výše uvedené informace v účetní knize.
Krok 4
Zaznamenejte si položky protokolu objednávek modrým, černým nebo fialovým inkoustem. Nedovolte mazání, mazání a mazání dříve vytvořených značek. Pokud potřebujete provést změny, přeškrtněte opravený text jedním řádkem, abyste jej mohli i nadále číst. Ve stejném sloupci nebo řádku zadejte nové správné zadání. Podepište prosím a uveďte datum změny. Pokud není možné (například pokud není volné místo) opravit chybu na místě, vytvořte nový záznam níže a vedle zastaralých informací zaškrtněte políčko „záznam je neplatný“.
Krok 5
Když přestanete protokolovat protokol, poznamenejte si datum vypršení platnosti protokolu na přední obálku deníku.
