Objednávka je dokument, který má velký praktický význam. Naznačuje některé konkrétní kroky: najímání a propouštění zaměstnanců, disciplinární opatření, potřeba zavádění nových technologií a mnoho dalšího. Úředník musí zajistit uložení tohoto typu dokumentů a schopnost rychle najít ten správný. K tomu je každé objednávce přiděleno jedinečné identifikační číslo.
Nezbytné
- - objednávky;
- - deník;
- - instrukce ke správě personálních záznamů;
- - 2 nebo 3 složky.
Instrukce
Krok 1
Registrační formulář pro objednávky není přísně regulován zákonem. Existuje standardní instrukce zveřejněná Rosarkhivem 27. listopadu 2000, která uvádí, že číslování objednávek podle personálu a hlavní činnosti by mělo být provedeno samostatně v kalendářním roce. Pokud pracujete v malé firmě, kde sekretářka vykonává také práci úředníka, založte 3 složky a 3 registrační deníky.
Krok 2
Vypracujte pokyny pro kancelářskou práci. Může se skládat pouze z několika položek. Uveďte, které objednávky by měly být uloženy po dobu 5 let a které - 75. Napište, do kterých polí se objednávky pro váš podnik dělí a jak jste se rozhodli je označit. Objednávky na hlavní činnost jsou obvykle očíslovány pořadovým číslem a personální objednávky - číslem a písmenem. Například číslo může vypadat jako „číslo objednávky 2-l / s“nebo „číslo objednávky 2-k“. Přemýšlejte o různých označeních dokumentů s různou trvanlivostí. Například krátkodobé lze označit jako personální a dlouhodobé - jako personální.
Krok 3
Rozdělte objednávky podle personálu na 2 části podle doby použitelnosti. Dokumenty o poskytnutí řádné nebo vzdělávací dovolené, krátkodobé pracovní cesty, pobídek a disciplinárních sankcí se uchovávají po dobu 5 let. Evidujte objednávky na zaměstnání, převod, výpověď, dlouhé pracovní cesty a dlouhé dovolené do jiné složky. Na obálky pořadačů napište název složky a datum vypršení platnosti. Objednávky pro hlavní činnost vyplňujte zvlášť
Krok 4
Ve velkých firmách jsou objednávky vydávány různými službami. Dokumentaci k hlavní činnosti zpravidla uchovává sekretářka a pro personál personální oddělení. Každý má tedy svou vlastní složku a své vlastní účetní knihy. Stačí, aby personalista založil 2 knihy a 2 složky, které rozdělí dokumenty podle doby uchování. S velmi velkým tokem dokumentů je však každá složka často rozdělena podle typů objednávek. Pokud váš podnik přijal samostatný úložný systém, stále číslujte objednávky v rámci společného pole a zaregistrujte je do jednoho deníku.
Krok 5
Objednávky na hlavní činnost se mohou vztahovat nejen na celou společnost, ale také na jednotlivé divize. Vytvořte kód pro každé oddělení nebo oddělení. Může to být písmeno nebo číslo. Nezapomeňte, že označení objednávek pro hlavní činnost by se mělo lišit od označení přijatého ve správě osobních záznamů vaší společnosti. V tomto případě jde číslování do obecné řady „hlavní činnosti“.
