Výsledky schůzí vyžadují dokumentární záznam ve formě zápisu. Při přípravě tohoto dokumentu je důležité reflektovat hlavní bod diskuse a prezentovat celou diskusi co nejstručněji.
Zápis po schůzi sepisuje tajemník schůze, který musí během diskuse buď dělat poznámky, nebo vést diktafonový záznam. Druhá možnost je nejoptimálnější pro řešení možných sporů.
Vizuálně se dokument skládá z následujících částí:
- obecná informace;
- program schůze;
- diskuse a rozhodnutí.
Obecná informace
Tento informační blok obsahuje název, místo (město, datum, čas schůzky) a seznam přítomných osob. Název schůzky je název. Například setkání pracovní skupiny pro personální otázky. Blok data a času označuje informace o přímo konané schůzce, nikoli datum podpisu protokolu.
Pokud schůzi pořádá stálá struktura (komise, pracovní skupina atd.), Pak obecné informace udávají celé jméno stálého předsedy a tajemníka schůze.
Při sestavování seznamu přítomných je třeba uvést názvy pozic a pracovních míst pozvaných. Tento informační blok začíná slovem „přítomný“. V případě, že schůze stanoví hlasování, jsou účastníci přítomní v zápisu rozděleni do dvou skupin - s hlasovacím právem a bez práva účastnit se hlasování.
Pořad jednání
Pořad jednání je tvořen před schůzí. Existují však například výjimky - pro naléhavé schůzky. Tento blok uvádí problémy schůzky bez uvedení řečníků a časového limitu pro zprávy. I když je schůze svolána k projednání jedné otázky, není uvedena v názvu dokumentu, ale je koncipována ve formě pořadu jednání.
V závislosti na časovém limitu projevu může být předložený program schválen automaticky nebo o něm může hlasovat předseda. V tomto případě začíná diskuse otázkou schválení programu schůze. Pokud nebudou vzneseny žádné námitky, pak je takové rozhodnutí formulováno takto: „O otázce schválení pořadu jednání bylo hlasováno.“Výsledky hlasování jsou následující: „Hlasovalo: pro - (počet hlasů), proti - ne, zdržel se - ne.“
Diskuse a rozhodování
Největší blok otázek je vyhrazen pro reflektování průběhu diskuse. Každé číslo pořadu jednání je zařazeno do samostatného bloku, počínaje zněním pořadu jednání. Poté následuje průběh zprávy, který je vyhotoven v této podobě: „Poslechnuto: (celé jméno řečníka)“. Zkušení přepisovatelé doporučují nepřepisovat projevy, ale ponechat obecný význam, který lze vyjádřit několika větami. Pokud je důležité zachovat význam většiny zprávy, můžete uvést teze projevu nebo výňatky z prezentace v příloze protokolu, na kterou v textu dokumentu uvedete odkaz.
Totéž platí pro reflexi průběhu diskuse. Pokud se několik řečníků drží stejného úhlu pohledu, pak mohou být jejich projevy formalizovány v následující podobě: „Řečníci (celá jména řečníků), kteří podpořili názor řečníka“.
Výsledkem každé otázky musí být formulace řešení. Měl by být připraven předem v návrzích rozhodnutí nebo formulován samotnými účastníky schůzky během diskuse. Rozhodnutí jsou přijímána ve formě konkrétních formulací, které musí být předkládány jednoznačně a přesně. Účastníci schůzky mohou vzít v úvahu rozhodnutí o čistě informačních projevech.
Pokud schůze umožňuje hlasování, měl by zápis z každého čísla obsahovat jeho výsledky: „Rozhodnutí bylo přijato jednomyslně“, „Rozhodnutí bylo přijato většinou hlasů“, „Rozhodnutí nebylo učiněno.“Podobné poznámky je třeba učinit v případech, kdy jsou problémy z diskuse odstraněny, odloženy na jinou schůzku nebo nezvažovány kvůli nepřítomnosti řečníka.
Na konci je zápis podepsán předsedajícím úředníkem a tajemníkem a v případě potřeby potvrzen pečetí organizace, která zasedání svolala.
