Obchodní korespondence je nedílnou součástí mnoha výrobních procesů. Významné místo v něm zaujímají reakce na oficiální odvolání různých organizací, včetně kontrolních. U takových dopisů je vyžadován oficiální obchodní styl, je to docela přijatelné, navíc jsou preferovány byrokratické obraty. Není v nich místo pro emoce, i když tvrzení, že odvolání, které jste obdrželi, je nevhodné.
Nezbytné
- - počítač;
- - přístup na internet nebo tiskárna;
- - hlavičkový papír společnosti;
- - poštou, kurýrem nebo osobní návštěvou v kanceláři adresáta (ne ve všech případech);
- - text dopisu, na který odpovídáte.
Instrukce
Krok 1
K psaní odpovědi použijte hlavičkový papír. Nezapomeňte dopisu přiřadit odchozí číslo, zaregistrovat jej u sekretářky nebo v kanceláři a uvést datum.
Krok 2
Odpověď adresujte osobě, jejíž podpis je pod dopisem. Obvykle představuje titul a příjmení s iniciálami. Pokuste se zjistit jeho jméno a příjmení. Udělejte to pomocí internetu nebo telefonního hovoru přímo organizaci, od které dopis přišel. Obvykle je ve spodní části oficiálního dopisu uvedeno příjmení umělce a jeho telefonní číslo. V případě potřeby budou tyto informace užitečné pro další interakci. Odpověď by však měla směřovat na jméno osoby, jejíž podpis je pod odvoláním, které vám bylo doručeno. Jeho iniciály stačí v „záhlaví“odpovědi. Dopis však musí začínat adresou podle jména a příjmení: „Milý Ivan Ivanovič!“
Krok 3
Na začátku své odpovědi uveďte výstupní údaje dopisu. Oficiální odvolání obvykle obsahují odchozí číslo, datum je povinné. Obecně přijímané znění první věty: „V reakci na váš dopis (odvolání, žádost o informace, stížnost - stížnost - v závislosti na situaci) Ne. A tak z takového a takového počtu považujeme za nutné (možnost - my může) nahlásit následující. “
Krok 4
Poté odpovězte na otázky obsažené v dopise ve stejném pořadí, v jakém jsou v něm uvedeny.
Krok 5
Pokud jsou podle vašeho názoru jakékoli nároky nebo nároky vznesené proti vám osobně nebo vaší organizaci autorem dopisu protiprávní, uveďte, že je nelze uspokojit, a vysvětlete důvod s odkazem na ustanovení současné legislativy, která ve vašem názor, rozpor.
Krok 6
Použijte frázi „S pozdravem“na konci vaší odpovědi. Budete to muset udělat, i když si myslíte, že adresát není hoden úcty. Tento názor však není nutné prokazovat. Nezapomeňte uvést také svůj titul, příjmení a iniciály. Pokud předkládáte papírovou odpověď, vložte pod ni svůj podpis.
