V éře výpočetní techniky partneři stále častěji komunikují na dálku a nechtějí ztrácet čas osobními schůzkami a jednáními. Není proto divu, že pracovní korespondence nemá v životě moderního manažera nemalý význam. Udržovat to v pořádku je úkolem každého úředníka.
Instrukce
Krok 1
Pokud v práci musíte komunikovat se zákazníky nebo dodavateli, pak samozřejmě musíte často psát formální dopisy. To není tak snadné, jak se na první pohled zdá: obchodní korespondence je plná mnoha úskalí, které je třeba obejít, abyste si udrželi reputaci kompetentního partnera. Pokud není možné absolvovat kurz v oboru obchodní korespondence, postupujte podle níže uvedených pravidel.
Krok 2
Oficiální dopis musí být zaregistrován. Udělejte to dříve, než začnete kompilovat a vložte číslo do vyhrazeného prostoru (obvykle v levém horním rohu pod logem společnosti, pokud existuje). V pravém horním rohu zadejte adresáta. Začněte nadpisem a poté vložte příjmení (nebo příjmení, pokud je dopis určen více než jedné osobě). Pozice by měly být uvedeny v hierarchickém pořadí, tj. nejprve přijde například ředitel, poté jeho zástupce, poté vedoucí služeb a oddělení.
Pod jmény adresátů uveďte název a jméno odesílatele. Nezapomeňte: předložka „od“se v tomto případě nepoužívá; to je jedna z běžných chyb! Dále uveďte předmět dopisu a datum jeho sestavení. Předmět dopisu by měl objasnit, o čem bude tento dokument mluvit; uveďte to jasně a jasně.
Krok 3
Text dopisu začíná odvoláním. Pokud je adresováno jedné osobě, použijte jméno a příjmení nebo alternativně příjmení: „Vážený pane Ivanov.“V žádném případě nedovolte seznámit se s dopisem, i když jste osobně obeznámeni s adresátem a jste s ním ve vztahu „na krátkou nohu“. Pamatujte, že se jedná o oficiální dokument, musí být uložen v archivu a může být použit v práci i o několik let později.
Samotný text dopisu musí být jasný a srozumitelný. Nerozšiřujte „myšlenky podél stromu“, nevyplňujte dopis zbytečnými podrobnostmi, neuvádějte známá fakta. Nic není otravnější než ztráta času čtením dokumentu, jehož celý význam lze shrnout do 4 vět, ale musíte přečíst 4 listy. Formulujte své návrhy stručně a srozumitelně, pokud potřebujete vysvětlení, vložte je ve formě přílohy a připojte k dopisu.
