Setkání je setkání úzkého kruhu oprávněných zástupců, předních odborníků, pracovní skupiny, která se věnuje řešení jakýchkoli naléhavých problémů. Jedná se o miniaturní schůzku, takže schůzka má svého předsedu - osobu, která ji povede.
Instrukce
Krok 1
Schůzka se může konat plánovaným způsobem se schválenou pravidelností nebo může být spontánní, shromážděná k vyřešení nahromaděných aktuálních problémů nebo okolností vyšší moci. V každém případě schůzi předsedá úředník oficiálně jmenovaný na tento post. Setkání se ve skutečnosti koná proto, aby měli odborníci příležitost vyjádřit svůj názor na konkrétní problém a učinit kolegiální rozhodnutí.
Krok 2
Je nutné informovat všechny, kdo by měli být na schůzi přítomni, její program: téma a seznam témat vyžadujících diskusi, stejně jako čas a místo schůzky. To lze provést prostřednictvím telefonních zpráv nebo prostřednictvím právních upozornění. Zpravidla se určuje složení účastníků schůzí oprávněných řešit konkrétní problémy. Proto musí být na schůzi usnášeníschopnost, která zajistí legitimitu rozhodnutí přijatých na ní. Před začátkem schůzky je třeba vyplnit registrační seznam účastníků. Pokud je usnášeníschopné, lze schůzku zahájit.
Krok 3
Moderátor schůze by ji měl zahájit úvodním projevem, označit téma a vypsat problémy, které je třeba vyřešit, a ukončit schůzku se shrnutím jejího výsledku. Má právo dát slovo dalšímu řečníkovi, dát hlasovat o otázkách a oznámit přijatá rozhodnutí. Rovněž je povinen udržovat pořádek během vedení schůze a vydávat rozkazy o pořadí jejího konání.
Krok 4
Nesporným právem moderátora je také ukončení záznamu těch, kteří si přejí promluvit, což omezuje dobu jejich projevu a počet vyjádření ke stejné otázce. Pokud dojde k porušení řádu a pravidel schůzky, může moderátor přerušit nebo ukončit debatu a ukončit nebo pozastavit schůzku.
Krok 5
Během schůzky musí moderátor zajistit dokončení protokolu, který je vypracován v průběhu a výsledcích této manažerské akce. Protokol je určen k dokumentaci a formalizaci kolegiální diskuse o problémech a přijatých rozhodnutích.
